Drie vragen over aanbestedingen

Lees hier het antwoord op de drie meest gestelde vragen door verkopers over aanbestedingsprocedures.

1. Wat is een aanbesteding eigenlijk?

Een aanbesteding is de procedure waarbij een gemeente of (semi-) overheidsinstelling bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen. Jaarlijks koopt de overheid voor ruim 60 miljard euro in bij meer dan 70.000 verschillende leveranciers. Hiervoor worden ruim 10.000 aanbestedingen uitgeschreven. De slimme verkoper ziet hierin meteen een kans. Hij hoeft geen maandenlange acquisitie te doen, voordat hij gevraagd wordt om een offerte te schrijven voor een grote opdracht.

2. Hoe blijf ik op de hoogte van aanbestedingen?

Er zijn verschillende soorten aanbestedingsprocedures. Maar laat je daardoor niet afschrikken. Veel interessanter is wie de aanbesteding publiceert voor welk product of dienst en natuurlijk de potentiële omzet. Iedere Nederlandse overheidsinstantie is sinds 1 april 2013 verplicht op www.tenderned.nl zijn inkoopopdrachten bekend te maken. Alle overheidsopdrachten vind je hier op één plek. Bovendien kun je een automatische zoekalert instellen, zodat je op de hoogte blijft als er een aanbesteding gepubliceerd is. Er is één maar: veel diensten hoeven vanwege een verlicht regime niet verplicht van te voren gepubliceerd te worden. Die slimme verkoper is dus pas echt slim als hij contact opneemt met de inkoper van een gemeente of overheidsinstelling om te achterhalen hoe en wanneer zij op zoek gaan naar nieuwe leveranciers.

3. Ik wil meedoen aan een aanbesteding en wat nu?

Kijk eerst of je voldoet aan de eisen en of je een reële kans maakt op de opdracht. De aanbestedende dienst is immers op zoek naar de beste leverancier. Als je solliciteert, reageer je toch ook niet op elke vacature? Dat geldt ook voor aanbestedingen. Als je definitief meedoet, maak je allereerst een checklist met een planning. En stel zo snel mogelijk een team samen voor het beantwoorden van de aanbesteding. In dat team zit minimaal een coördinator voor het bewaken van de planning. Daarnaast adviseer ik altijd ‘materiedeskundigen’ mee te laten denken en het eindstuk te laten lezen. En last but not least: laat een tekstschrijver zorgen voor eenduidigheid in de offerteteksten. Niets staat zo slordig als knip- en plakwerk in je teksten en tegenstrijdigheden in je aanbod.

Diverse uitzendbureaus, schoonmaakbedrijven, welzijnsorganisaties, telecombedrijven, een BHV-opleider en een re-integratiebureau schakelden mij het afgelopen jaar in voor het coördineren en schrijven van de offerteteksten voor aanbestedingen. Wil je ook met aanbestedingen nieuwe opdrachten binnenhalen? Ik help je graag!