Aanbesteden is topsport

Met vier voetballende mannen bij mij thuis, zie ik zo’n beetje dagelijks voetbal op de buis. Nu de winterstop voorbij is, hoor ik in iedere voetbaltalkshow discussies over dure transfers, slimme opstellingen en trainingskampen in prachtige oorden. Daarbij zie ik een duidelijke link met het winnen van aanbestedingen. Het inschrijven op een aanbesteding is immers ook topsport. Het is een spel met spelregels en één winnaar. Het draait om goud. Zilver is verliezen. Je moet dus op het juiste moment pieken – en dat vraagt om een gedegen voorbereiding.

De voorbereiding

Stel je eens voor dat voetballers pas aan hun conditie gaan werken als ze het veld op lopen. Dat zij zich tijdens de rust pas realiseren dat zij de verkeerde voetbalschoenen aan hebben, omdat ze op kunstgras blijken te spelen in plaats van natuurgras. En dat de coach zich pas na het fluitsignaal gaat verdiepen in de opstelling van de tegenstander. Het zou in de voetbalwereld ondenkbaar zijn. Toch zie ik dit in aanbestedingsland regelmatig gebeuren. Bedrijven die zich pas in de opdracht en hun tegenstanders verdiepen nadat de aanbesteding is gepubliceerd. Of die mij een week voor de sluitingsdatum bellen of ik nog tijd heb, omdat ze zelf tijd te kort kwamen en eigenlijk ook nog een coach misten.

Teamsport

Meedoen aan aanbestedingen is een teamsport. Als je wilt winnen, moet je samenwerken. Niet iedereen kan immers de scorende spits zijn. Vaak zie ik dat bedrijven pas na de publicatie op TenderNed gaan nadenken over de opstelling van hun offerteteam. Terwijl je natuurlijk beter vooraf al samen je tactiek kunt bepalen en kunt besluiten wie de opdracht na gunning gaat uitvoeren. Dat moeten de sterspelers zijn waarvoor de klant naar het stadion komt. Die de klant laten juichen tijdens de presentatie of het interview. Die sterspelers moeten dan natuurlijk wel beschikbaar en blessurevrij zijn.

De spelregels

Niets is zo vervelend als buitenspel staan door een kleine misstap. Zo herinner ik mij dat ik ooit (zo’n 12 jaar geleden alweer) een kruisje in het eisenformulier was vergeten te zetten. Daardoor werd onze offerte niet eens gelezen door de beoordelaars. Bedenk je dat jouw aanbesteding op meerdere momenten vanuit verschillende invalshoeken wordt beoordeeld. Toch wel handig om vooraf te weten wie de beoordelaars zijn en hoe zij te werk gaan.

Transfermarkt

Weet je wat ik in de wereld van aanbestedingen ook steeds vaker zie gebeuren? Transfers! Tendertoppers worden benaderd om bij de concurrent te komen werken. Potentiële aanvoerders met kennis en ervaring worden al in dienst genomen voordat de opdracht überhaupt gegund is. Misschien kun jij ook nog een expert voor jouw technische staf gebruiken?

Supporters

In vrijwel alle aanbestedingen wordt gevraagd naar referenties. Fijn, want daardoor kun je laten zien dat je al ervaring hebt. Een goede manier hiervoor is om een ander te laten vertellen wat jou zo goed maakt. Of om succesvolle voorbeelden te beschrijven. Begin dus op tijd met het mobiliseren van je trouwe supporters! In dit artikel lees je hoe je een sterk testimonial schrijft in je offerte.

Trainingskamp

De beelden van trainingskampen maken mij soms best jaloers. Het ziet er altijd zo gezellig uit in die warme oorden. Zo’n trainingskamp is natuurlijk heel goed voor de teamspirit. En ondertussen werken ze aan hun conditie, verbeteren ze hun skills en spelen ze veel oefenwedstrijden.

Dit doet me denken aan de trainingen die ik komende maand zelf geef bij een jongerenwerkorganisatie. Zij weten dat er binnenkort een aanbesteding aankomt waaraan ze mee moeten doen om hun opdracht te behouden. Daarom gaan ze nu al aan de slag om goed voorbereid het veld op te komen en de sterren van de hemel te kunnen spelen. Alleen goud telt!