Dit doet jouw concurrent nog niet

Dit doet jouw concurrent nog niet

Iedereen die regelmatig inschrijft op aanbestedingen, kent de basisregels ondertussen wel. Je houdt je aan de eisen, je geeft volledig antwoord op alle vragen en houdt daarbij de volgorde van de (sub)vragen aan. Je hebt ooit gehoord dat je actief moet schrijven, dus dat doe je netjes. En tóch win je niet iedere aanbesteding en hoor je té vaak dat je plan niet overtuigend genoeg was.

Alleen al in 2020 las ik honderden aanbestedingsteksten van de deelnemers aan mijn trainingen. Dat zijn er meer dan menig inkoper te lezen krijgt. En dan zie ik ook nog eens plannen vanuit heel diverse branches en aanbestedende diensten. Alleen… zo divers zijn die plannen helemaal niet. Sterker nog, het is vaak één grijze massa. Daarom geef ik je in dit blog 5 winstpakkers om jouw concurrent een stapje voor te blijven!

1. Gebruik een werkvorm of methodiek in de kick-off-sessie om de winstrategie te bepalen

Iedere ervaren tenderschrijver weet dat hij zijn collega’s nodig heeft om tot een plan van aanpak te komen. Je hebt immers input nodig, onder meer vanuit de operatie. Daarom organiseren de meeste inschrijfteams een kick-off-overleg. Mijn ervaring is dat dit vaak vermoeiende meetings zijn zonder enige werkvorm en (dus) met een matig resultaat. Ze beginnen vaak te laat en er is altijd wel iemand die eerder weg moet. Er is hooguit een agenda en als je geluk hebt, heeft iemand een samenvatting van de offerteaanvraag gemaakt. De ideeën in het overleg schieten vaak alle kanten uit. Aan het einde ligt er vaak nog geen winstrategie. Of er is er wel één, maar die moet later bijgesteld worden, omdat de doelstellingen van de aanbestedende dienst totaal uit het oog zijn verloren.

Wil jij het beter doen? Tenderoverleggen faciliteren is een vak apart! Het is in ieder geval een belangrijke skill voor een bidmanager of gespreksleider. Je kunt je daarin zelfs trainen. Zo heb ik mijzelf in 2020 bijvoorbeeld laten trainen door Mireille Beumer en Arie Speksnijder om online overleggen en trainingen te kunnen faciliteren.

Bereid je als gespreksleider voor. Ga verder dan het maken van een agenda en een samenvatting in PowerPoint. Kijk met welke werkvorm of methode je een winstrategie bepaalt en hoe je de best bruikbare ideeën haalt uit je collega’s. Overleg je veel online via Zoom of Teams? Met activerende werkvormen zoals de liberating structures zorg jij dat je wél concrete resultaten bereikt.

2. Begrijp waarom je geen hulpwerkwoorden moet gebruiken

Ken je de uitdrukking ‘De klok horen luiden, maar niet weten waar de klepel hangt’? Daar moet ik vaak aan denken als ik tenderschrijvers hoor zeggen dat ze hulpwerkwoorden het beste kunnen vermijden. Als ik ze vraag waaróm ze die het beste kunnen schrappen, komen ze vaak niet verder dan ‘omdat je daarmee je tekst actiever maakt’.

Dat is zeker waar, maar voor aanbestedingen is er nog een andere belangrijke reden. Jouw plan van aanpak moet vooral ook SMART geschreven zijn. En SMART is veel méér dan duidelijk en concreet schrijven. Ooit zei een inkoopster tegen mij dat zij de letters A en R uit het acroniem SMART eigenlijk het belangrijkst vindt. Het plan moet vooral Acceptabel en Realistisch zijn.

Wil jij het beter doen? Hulpwerkwoorden noem ik vaak het onkruid van de Nederlandse taal. Als jij onkruid in je tuin hebt staan, is er vaak meer aan de hand, toch? Dan moet er gesnoeid worden, mag er een plantje bij of kunnen hele delen eruit. Daar zit dus de klepel! Zo werkt het namelijk ook met jouw aanbestedingstekst. Daar waar hulpwerkwoorden staan, is vaak veel meer aan de hand. Beperk je dus niet tot onkruid wieden, maar kijk ook of er nog meer geschoffeld moet worden. Vaak staat er namelijk tekst in de buurt die helemaal niet zo acceptabel en realistisch is.

Dit doet jouw concurrent nog niet

 

3. Zet de lezer in de eerste zinnen meteen in de JA-modus

Heb je weleens goed gekeken naar het begin van jouw tekst? Veel offertes beginnen namelijk slaapverwekkend of vreemd, zeker als je ze gaat lezen door de ogen van een beoordelaar. Eerder schreef ik daarom al een artikel hoe je (niet) een inleiding in je aanbestedingstekst schrijft.

Wil jij het beter doen? Laat de vonk meteen overslaan. Grijp de lezer direct bij zijn lurven. Laat bijvoorbeeld zien dat je begrijpt waarom ze de vraag stellen. (En dan natuurlijk níet door te schrijven dat je de klant begrijpt.)

Laat het meteen om de klant draaien. Spreek de klant letterlijk aan met u of jij. En gebruik letterlijke kernwoorden die de klant ook gebruikt, bijvoorbeeld in zijn doelstellingen. Papegaaien noem ik dat. Want een papegaai herhaalt niet alles, maar wel datgene wat hij het meeste hoort. Met ‘papegaaien’ laat je zien dat je écht naar je klant luistert. Zo voelt hij zich begrepen. En begrepen worden vinden we allemaal lekker.

4. Gebruik koptitels die prikkelen en blijven hangen 

‘Het heeft geen zin om tijd te besteden aan het schrijven van een overtuigende tekst als je koptitels niet sterk zijn.’ Ik weet helaas niet meer van wie deze quote is, maar ik zou hem graag willen bedanken, want hij is zo waar!

Veel tenderschrijvers gebruiken wel koptitels boven de alinea’s, maar komen vaak niet verder dan vetgedrukte, functionele tussenkopjes. Daarmee bedoel ik van die kopjes waarmee je laat zien dat je de vraag van de aanbestedende dienst hebt beantwoord. Dat is zeker belangrijk. En ik adviseer je om in je koptitels te laten zien dat je alle vragen hebt beantwoord. Daarmee scoor je al een 6. Maar daar doe je het niet voor, toch?

Wil jij het beter doen? Gebruik de koptitels dan ook om de lezer nieuwsgierig te maken en verwerk erin wat de lezer volgens jou moet onthouden. Zo bijvoorbeeld:

  • In een verleidelijke vraagvorm, zoals: Wat is een vette koptitel? Of: Hoe maak ik mijn tussenkopje vet?
  • Met een richtinggevend signaalwoord, zoals: Hoe wij vette koptitels schrijven. Of: Dit is vette koptitel met een signaalwoord.
  • Met een krachtig statement, zoals: Met vette koptitels maak jij je offerte onweerstaanbaar. Of: Met vette koptitels win je meer offertes.

5. Bewijs dat je relevante ervaring hebt

Steeds vaker vragen aanbestedende diensten naar ‘bewijsvoering’ of ‘onderbouwing’. Ook als ze het niet vragen, is het verstandig om aan te tonen dat je de opdracht aan kunt dankzij eerdere ervaringen.

Noem dan wel vergelijkbare en relevante projecten. Want jij kunt heel trots zijn op een opdracht, maar vindt je klant die ook wel zo interessant? Vergelijkbaarheid zit hem vooral in dezelfde doelstellingen, pijnen en werkomgevingen. Laat daarbij vooral zien wat het die ander opleverde door voor jou te kiezen. Help de potentiële klant dus over zijn koudwatervrees heen door te beschrijven wie hem al voorgingen en met welk resultaat.

Je kunt ook quotes gebruiken van andere klanten. Maar dan moet de aanbestedende dienst deze klant wel als een autoriteit zien. Autoriteit overtuigt namelijk. Voor een nieuwe hypotheek vraag ik ook advies aan een financieel adviseur en niet aan mijn buurvrouw die caissière is.

O ja, bedenk die quotes alsjeblieft niet zelf (ja, het gebeurt echt!), maar papegaai de (stop)woorden van die blije klant. Want blije klanten gebruiken woorden die je zelf niet kunt bedenken, maar die wel resoneren bij jouw toekomstige klant. Bedachte citaten plukken je beoordelaars er meestal zó uit. Ik herken ze in ieder geval meteen. Ze zijn vaak té gelikt of ze bevatten juist allerlei nietszeggende containerbegrippen.

Tot slot de meest onderschatte winstpakker: doe wat spontaan en ontspannen in je opkomt

Heb jij dat ook, dat de beste ingevingen vaak ‘out of the blue’ komen? Je staat onder de douche, maakt een wandeling in het bos of ligt ontspannen op je yogamatje of de bank en ineens popt er een geweldig idee op. Dat is vaak dé winstpakker! Het zijn heel heldere ideeën. Ze voelen passend en logisch. Soms zijn ze totaal buiten de gebaande paden. Op dit soort momenten heb ik bijvoorbeeld toffe ideeën gekregen voor een opvallende vormgeving van de offertes en voor innovaties.

Daarmee zeg ik dus niet dat je moet kiezen voor een opvallende vormgeving of voor het aanbieden van een innovatie. Hiermee wil ik alleen aangeven dat je mag vertrouwen op jouw ideeën die ‘out of the blue’ ontstaan. Luister daarnaar. Durf die risico’s te nemen die goed voelen.

Wil jij het beter doen? Stop dan met ploeteren en malen over jullie plannen. Neem eens afstand. Zoek de ontspanning op en kijk wat er in je opkomt. De beste plannen worden geschreven vanuit helderheid, niet vanuit chaos in je hoofd.

 

Leren hoe je dit doet? De 5 winstpakkers staan ook op het programma van de locatietraining SMART Inschrijven op Aanbestedingen én de online training Slim Inschrijven op Aanbestedingen. Beide trainingen zijn qua leerdoelen hetzelfde, alleen zijn de werkvormen uiteraard online net iets anders. Maar de interactiviteit, de persoonlijke aandacht en het leereffect zijn hetzelfde.

Meer vanuit ontspanning en helderheid inschrijven op een aanbesteding? Daarover mijmeren we in dit spiksplinternieuwe programma Ontspannen Werken.

 

Vraag het magazine DE GUN-FACTOR aan

Lees 7 spraakmakende interviews met inkopers.