Een aanbestedingstekst inkorten?
Zo schrijf je bondig en toch raak.

Een aanbestedingstekst inkorten? Zo schrijf je bondig en toch raak.

Het beantwoorden van de gunningscriteria is een lastige puzzel. Elke keer is er weer die worsteling: hoe blijf je binnen het voorgeschreven maximum aantal pagina’s? Hoe ben je met weinig woorden toch volledig én laat je ook nog eens je meerwaarde blijken?

Grote kans dat je te veel puzzelstukken gebruikt. Of de verkeerde. Impact maken met je aanbestedingstekst gaat over extreem raak en bondig schrijven. Over kordaat schrappen en continu schaven. Hoe pak je dat aan? Deze 3 focuspunten helpen jou om met de hoognodige puzzelstukken aan de slag te gaan. Zodat je bondig en toch raak schrijft.

Focuspunt 1 – Geef antwoord op de eigenlijke vraag

Het klinkt wellicht als een open deur, maar geef jij eigenlijk wel écht antwoord op de gestelde vragen? Veel tenderschrijvers beginnen namelijk veel te snel met schrijven. Of met het kopiëren en plakken van oude teksten. Hierdoor worden antwoorden gegeven, die werkelijk niets te maken hebben met de vragen. Schrappen maar!

Dus pak die kwalitatieve subgunningscriteria er nog eens bij en analyseer het vraagstuk nog eens grondig. Om raak te schrijven, moet je eerst snappen welke vraag hij nou echt stelt en waarom. Check en dubbelcheck vervolgens of je daarop echt wel antwoord geeft. Zorg voor een scannable verhaal, waaruit jouw lezer moeiteloos jouw antwoord haalt. Alles wat je schrijft is in eerste instantie daarop gericht. Houd die focus.

Doe dan ook meteen een ego-test
Jij bent zelf niet interessant. (Sorry…) Schrijf dus wat minder over jezelf of jullie interne aangelegenheden. Het plan gaat immers niet over jou. Vertel alleen dingen waar je opdrachtgever om vraagt of echt iets aan heeft. Zo lees ik zelf graag teksten hardop voor en stel mezelf dan bij iedere alinea al schouderophalend de vraag: “Nou en..?”. Alle blablabla, die nietszeggende teksten, haal ik er dan alsnog uit. Wat ook helpt is om bij elk criterium de vertaalslag te maken voor de klant: welk voordeel heeft hij of zij dankzij jouw oplossing? Highlight deze. Zo kom je tot de essentie.

Focuspunt 2 – Wees zuinig met woorden

Heb jij echt te weinig ruimte? Want ken je de uitspraak “Ik schrijf je een lange brief, want ik had geen tijd voor een korte?”. Het inkorten van je tekst kost tijd. Veel tenderschrijvers zijn echt te lang van stof en besteden vooral te weinig tijd aan het schaven en schrappen.

Jouw beoordelaar heeft helaas ook maar weinig tijd, maar dan voor het lezen van jouw tekst. Hij moet immers nog meer offertes beoordelen naast zijn normale werk. Die voelt dan ook weerstand als je taaie tekst serveert, wollig praat of onnodig uitweidt. Wees daarom zuinig met je woorden. Cut the crab en formuleer op de millimeter.

Schrijven is Schrappen

Deze 5 simpele schraptips helpen jou:

  • Lees eens hardop voor wat je schrijft. Hoor je wat je zegt? Hoe lang zijn je zinnen? Houd zo’n 20 woorden per zin aan, met maximaal 1 boodschap per zin.
  • Controleer of je nergens in herhaling valt. Zie je in een zin of in meerdere zinnen achter elkaar hetzelfde woord? Dan is de kans groot dat je daar kunt inkorten.
  • Schrijf actief. Schrap hulpwerkwoorden zoals worden, zullen, gaan, willen en kunnen. Gebruik ook geen werkwoorden die je belofte verzwakken zoals proberen, streven en trachten. Je probeert niet volledig te zijn, je bent volledig! Kijk eens hoeveel onnodige puzzelstukken dat scheelt. Bijkomend voordeel: je schrijft gelijk een stuk smarter.
  • Schrap bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Typische voorbeelden van onnodige puzzelstukken. Bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden zoals heel erg, uitvoerig, gehele, zeer et cetera. Ruim ze op!
  • Weg met overbodige woorden. Maak het niet ingewikkelder dan nodig. Kijk naar deze voorbeelden:
    • Zowel… als… = en
    • Door middel van = via
    • Op deze manier = zo
    • Ten behoeve van = voor
    • Voornemens zijn = willen

Focuspunt 3 – Toorn niet, nooit, never aan de opmaak!

Jij wilt toch dat jouw tekst met een glimlach in plaats van een diepe zucht gelezen wordt? Dat de beoordelaar al meteen na het zien van jouw document in de JA-modus zit? Experimenteer daarom nooit met witruimtes, regelafstanden of lettergrootte om meer tekst kwijt te kunnen. De beoordelaar krijgt het benauwd bij het zien van jouw opeen gepropte verhaal. Alsof hij een berg puzzelstukken ziet liggen, en zelf maar moet uitzoeken wat waar hoort. Niet doen. De stukken liggen liever netjes in het gelid.

Zorg dus voor een rustige opmaak. Jouw tekst moet voelen alsof je de rode loper uitlegt. Zoals een deelnemer aan de online training slim inschrijven op aanbestedingen ooit tegen mij zei: “Witruimte verkoopt.”

Werk je samen met een tenderdesigner? Geef hem of haar dan ook de ruimte. Letterlijk! Lever je teksten bijvoorbeeld in een 0,5 groter lettertype aan dan dat de aanbestedende partij vraagt. Zo krijgt de tenderdesigner meer ruimte om creatief te zijn en het dwingt jou om meteen bondig te schrijven.

Nog een laatste bonustip: zet eens wat vaker een punt

Ik schreef er al eens eerder een blog over: de ode aan de punt. Over je punt maken én ‘m eerder zetten. Niet alleen op papier trouwens. Maar ook in je hoofd. Want herken je dat ook dat jouw gedachtes maar doorrazen? We herhalen gedachtes en maken in ons hoofd allemaal onnodige bijzinnen. Wat zou er gebeuren als we ook daarachter eens een punt zouden zetten? De kans is groot dat het een stuk helderder wordt in je hoofd. Met een helder hoofd schrijf je pas echt raak!