Een inleiding voor een aanbestedingstekst schrijven? Zo doe je dat (niet).

Hoe begin je nou eigenlijk een offerte? Wat schrijf je in de eerste zinnen van je aanbestedingstekst? Hoe laat je de vonk meteen overslaan in de inleiding? Als offertetrainer zie ik jaarlijks honderden tender- en aanbestedingsteksten van de deelnemers aan trainingen. Mijn oog begint er steeds meer op te vallen, dat veel offerteteksten eigenlijk best wel slaapverwekkend beginnen. Het zijn gemiste kansen zelfs.

In dit artikel geef ik je een paar voorbeelden van die klassieke missers. Uiteraard met tips hoe je de aandacht wel meteen trekt in de inleiding.

Voorbeeld 1: het onnodig voorstellen

Stel, een universiteit vraagt je te beschrijven hoe je de kwaliteit van jouw dienstverlening borgt. Voor velen van jullie een herkenbare vraag van aanbestedende diensten. Wat ik dan vervolgens regelmatig zie, is dat inschrijvers zich in de eerste zinnen in hun beantwoording eerst uitvoerig voorstellen.
Ik zie dan een beoordelaar voor me met jouw plan voor zijn neus en een kop koffie erbij. Hij hoopt een goed verhaal te gaan lezen over de kwaliteit van jouw dienst op zijn universiteit en leest dan als eerste:

“De diensten die wij sinds 1959 voor onze klanten verzorgen zijn: X, Y en Z. Wij maken onderdeel uit van de ABC Groep. Wij hebben daardoor landelijke dekking. Bij ons staan klanten hoog in het vaandel.”

De eerste vraag die bij mij opkomt is: waarom zou je eigenlijk jouw organisatie eerst voorstellen? Ik zeg niet dat je dat nooit moet doen. Maar als je het doet, denk dan na over de plaats en de manier waarop. Want waarom zou je in de eerste openingszin schrijven wat je voor andere klanten doet? De beoordelaar wil lezen wat je voor hem gaat doen om de kwaliteit te borgen!

Als de klant (in dit geval een universiteit) één locatie heeft, dan is het meestal ook totaal overbodig om te schrijven dat je landelijke dekking hebt. Het is sterker om juist te schrijven dat je een vestiging bij hem om de hoek hebt, waardoor je binnen een half uur ter plekke bent bij eventuele calamiteiten. En die jeukzinnen mag je ook weglaten. Zoals:

• We hebben klanten hoog in het vaandel.
• Wij luisteren naar onze klanten.
• Klanten staan bij ons centraal.

Waarom ik hier jeuk van krijg? Ze roepen eerder argwaan en twijfel op. Laat dus liever in je offerte (en natuurlijk in je dienstverlening) zien dat je klanten écht hoog in het vaandel hebt. Waar blijkt bijvoorbeeld uit dat je echt luistert naar jouw klanten?

Voorbeeld 2: de verkeerde persoon centraal

Weet je dat veel offerteschrijvers beginnen met het woordje “we” of “wij”? Ja, ook als ze schrijven dat ze hun klanten hoog in het vaandel hebben of de klant centraal zetten.

De eerste zin is dan bijvoorbeeld:

• Wij zijn iso-gecertificeerd.
• Wij hebben ervaren medewerkers.
• Wij hebben meerdere jaren ervaring.

We leerden het vroeger al op school: begin je tekst nooit met ik, we of wij! Laat het meteen om de klant draaien. Spreek de klant letterlijk aan. Dat doe je door in de inleiding u-gerichte zinnen te gebruiken:

• U zoekt …
• U wilt …
• … is belangrijk voor u.

In die zinnen gebruik je dan een aantal letterlijke woorden die de klant ook heeft gebruikt in zijn offerteaanvraag. Papegaaien noem ik dat. Want een papegaai herhaalt niet alles, maar wel datgene wat hij het meeste hoort. Met ‘papegaaien’ kun je dus ook laten zien dat je echt naar je klanten luistert.

Voorbeeld 3: overbodig kopieergedrag

Iedereen die inschrijft op aanbestedingen zal het herkennen. Je moet in je inschrijving antwoorden geven op de gunningscriteria. Een klassieke fout die bijna iedere beginnende tenderschrijver maakt, is om de hele vraag volledig te kopiëren en te gebruiken in de inleiding. Zeker als ze net hebben gehoord dat ‘papegaaien’ belangrijk is. Ach, fout is misschien een beetje overdreven. Maar dit doorgeslagen kopieergedrag is gewoon zonde van je ruimte. En het is vooral een gemiste kans!

Jouw lezer wil begrepen worden. Hij wil voelen dat je zijn wereld begrijpt. Laat daarom in je inleiding liever zien dat je begrijpt waarom de klant die vraagt stelt. Dat doe je natuurlijk niet door in de inleiding te schrijven: “Klant, ik begrijp helemaal waarom u iets wilt lezen over de kwaliteit.” Ook niet met een uitgebreide leeswijzer, zoals: “Hieronder leest u ons antwoord op uw vraag X. We beschrijven daarna hoe wij het gevraagde proces hebben ingericht. Tot slot leest u een antwoord op …”

Hoe dan wel? Door de vraag achter de vraag van de aanbestedende dienst te beschrijven! Dat is vaak een wens of een doel van de klant. Vaker nog een angst of een zorg die de aanbestedende dienst heeft. Niet voor niets vragen steeds meer aanbestedende diensten naar een risico analyse in de offerte.

Door de lezer het gevoel te geven dat je hem echt begrijpt, gaat hij met enthousiasme de rest van jouw verhaal lezen. Je zet je potentiële klant meteen in de JA-modus. En dat is toch wat jij wil?

Nog eentje…

Nu dat we toch bezig zijn. Pak je laatste offerte er eens bij. Je mag hem ook in gedachte nemen hoor. Maar hoe begint jouw begeleidende brief eigenlijk? Hopelijk niet met van die slaapverwekkende zinnen als:

• Naar aanleiding van de publicatie …
• Hierbij stuur ik u de inschrijving …
• Met genoegen stuur ik u …

Gaap! Ook dit soort clichés mag je eruit gooien als je de klant voor je wilt winnen. Dit soort openingszinnen worden niet gelezen. En waarom zou je iets schrijven wat toch niet gelezen wordt? Laat liever de vonk meteen overspringen. Maak daarom iedere openingszin persoonlijk. Schrijf bijvoorbeeld zoals je het aan de telefoon zou zeggen. Daarmee trek je wel meteen de aandacht.

Leren hoe je de vonk meteen laat overslaan in de inleiding van je aanbestedingstekst? Het staat op het programma van de Training SMART Inschrijven op Aanbestedingen. Deze training geef ik incompany (voor als je de training samen met jouw collega’s wilt volgen) en via open inschrijving (voor individuele deelnemers).