Hoe herken je een goede vormgever?

Stel, je wilt een vormgever inhuren voor het vormgeven van je offerte of je inschrijving op een aanbesteding. Uit ervaring weet ik dat er een kans is dat je vormgever prachtige ontwerpen maakt, maar een offerte daarmee eigenlijk niet versterkt.

Dat was voor mij de reden om Marc Arends te vragen waar je op moet letten als je een ontwerper inhuurt voor het vormgeven van je offerte. Marc is al 25 jaar creative director en werkt met zijn bureau Marc&More voor bekende merken als De Efteling, Nivea en Studio’s Aalsmeer.

Marc houdt van dingen mooi maken, maar wel met een doel. In mijn geval is het doel: de offerte winnen. Ik interviewde hem voor mijn boek. Hieronder lees je zijn tips.

Zo herken je een goede vormgever voor jouw offerte

1. Ontmasker de vormgever
Achterhaal of de vormgever past bij jouw opdracht. Vraag naar voorbeelden en naar zijn aandeel in die projecten. Mooie plaatjes zeggen echter niet zoveel. Op hun website tonen vormgevers vaak een portfolio met prachtige ontwerpen. Soms laat een vormgever een portfolio zien waar hij zelf slechts een klein aandeel in heeft geleverd. Jij als klant krijgt dan de indruk dat het hele project van zijn hand is. Stel daarom de vraag: “Wat is jouw aandeel geweest in dit project?” Kijk dan hoe iemand reageert. Is hij de geestelijk vader van het project, dan komt er een vloeiend verhaal uit.

2. Hij verdiept zich in de boodschap
Veel ontwerpers houden van dingen mooi maken. Alleen bij offertes gaat het niet alleen om het mooie plaatje, het gaat vooral om de inhoud. Het ontwerp moet in dienst staan van de inhoud. De hoofdboodschap van je offerte moet duidelijk naar voren komen. Een goede vormgever moet daarom kunnen uitleggen waarom hij bepaalde keuzes maakt. Waarom hij bepaalde elementen op een plek heeft gezet. Met ‘waarom’-vragen als: “Waarom heb je deze kop daar gezet? Waarom heb je dit kader zo neergezet? En waarom heb je dit beeld gebruikt?” krijg je inzicht of je iemand hebt met verstand van zijn vak en met communicatiekracht. “Omdat ik het mooi vond”, is dus geen goed antwoord. Een goede ontwerper heeft zich verdiept in de boodschap. Hij leest de tekst en kan daarom onderbouwen waarom hij een element op de voor- of achtergrond plaatst.

3. Maak afspraken over planning en proces
Het managen van wederzijdse verwachtingen is belangrijk. Soms verliezen vormgevers zich in het mooi maken. Voorkom verrassingen. Financieel en qua tijd. Maak daarom een afspraak over het budget en het aantal uren dat de vormgever werkt aan het ontwerp. Dan weet je vooraf wat het gaat kosten. Als je vaker een offerte laat opmaken, kun je een vaste prijsafspraak per offerte maken.

Gaat jouw vormgever de deadline halen? Dat is cruciaal. Want als jij je offerte straks te laat inlevert, wordt je voorstel niet eens meegenomen. Maak duidelijke afspraken over de tijdsplanning. Check of deze planning haalbaar is. Je hebt niets aan iemand die veel belooft, maar het niet kan waarmaken.

In de planning neem je de fases van het proces op en is er genoeg ruimte ingebouwd voor feedback. Als de vormgever het eerste ontwerp oplevert, krijg jij bijvoorbeeld 2 dagen de tijd om hierop te reageren. Neem in de planning ook het aantal correctierondes op.
In je briefing aan de vormgever is het heel gangbaar om te vragen naar 2 of 3 concepten waaruit je kunt kiezen. Na jouw feedback werkt de vormgever 1 concept verder uit.
Vaak kan de vormgever al aan de slag, terwijl jouw offertetekst nog niet helemaal af is. De cover, inhoudsopgave, look & feel, waar afbeeldingen komen, zijn het raamwerk waarmee de vormgever al aan de slag kan. De vormgever gebruikt dan een fake-tekst, in vakjargon: Lorum Ipsum. Als jouw tekst klaar is, wordt deze er definitief ingezet. Hiermee boek je tijdwinst in de planning. Handig bij (grotere) offertes op maat.
Check je tekst ook in het definitieve ontwerp! Het kan immers voorkomen dat er met het plakken en knippen van jouw tekst een foutje is gemaakt in het definitieve ontwerp. Een goede ontwerper let daar zelf op, maar is ook maar een mens. Dubbelchecken dus.

4. Maak vooraf afspraken over auteursrecht
Een ontwerp valt onder het auteursrecht van een vormgever. Dat betekent dat je toestemming moet vragen aan de vormgever om het ontwerp aan te passen. Door vooraf afspraken te maken dat de vormgever afziet van het auteursrecht, voorkom je dat je voor elke aanpassing weer bij de vormgever moet aankloppen. Deze afspraak regelt dat jij eigenaar wordt van het ontwerp. Je kan dan zelf aanpassingen maken of een (andere) vormgever hiervoor inschakelen. Bij fotografie geldt trouwens hetzelfde. Dan heet het portretrecht. Dit staat weleens haaks op hoe ontwerpers ermee omgaan. Marc vergelijkt het met een pizzarestaurant. Als je een pizza bestelt, dan vraagt de restauranteigenaar ook niet achteraf de pizza terug. Als je ergens voor betaalt, dan moet je het ook krijgen.

5. Hij leeft zich in
Het is belangrijk dat de ontwerper zich inleeft en ingraaft in jouw huisstijl en in jouw klanten.

Een ontwerp is een coproductie tussen de vormgever en jou als opdrachtgever. Jij bewaakt dat het in jouw huisstijl is en de look & feel van jouw bedrijf ademt. Een offerte is een marketingtool. Het is, net als je website en briefpapier, onderdeel van je huisstijl.

Tot slot eigenlijk het allerbelangrijkste: er moet een klik zijn. Als die er niet is, denk er dan nog eens over na.