Hoe wordt je inschrijving wel concreet en duidelijk?

30 aug 2019

Categorie: Aanbesteding, Offerte, Sales

Wekenlang heb je gewerkt aan je inschrijving op een aanbesteding. Je werkte zelfs een paar uurtjes extra in de avonduren en weekenden; andere projecten kregen even wat minder aandacht. Je wilde de opdracht echt graag binnenhalen en stak er dan ook samen met je collega’s veel tijd en energie in. Het was weer een pittige uitdaging om in een beperkt aantal pagina’s een overtuigend verhaal te schrijven. Dan komt de dag waarop het gunningsbesluit in je mailbox komt. Je leest: “Uw inschrijving komt niet voor gunning in aanmerking.”

Slik, die mededeling komt natuurlijk keihard aan. Dacht je het juist goed gedaan te hebben, sloeg je de plank toch mis. Teleurgesteld lees je in de toelichting dat je plan van aanpak niet concreet en duidelijk genoeg was. Ook sloot de aangeboden oplossing niet volledig aan bij de wensen van de aanbestedende dienst. Maar hemel, hoe doe ik dat dan: concreter en duidelijker schrijven? En dan ook nog eens in zo weinig pagina’s…?

Verdiep je eerst in de klant

Iedere klant is anders en heeft voor iedere opdracht ook weer andere wensen en doelen. De reden dat jij een offerte mag schrijven is omdat er een behoefte is aan jouw product of dienst. Maar waarom heeft deze aanbestedende dienst daar eigenlijk behoefte aan? Welke doelstellingen hebben zij daarbij? Wat is het gewenste resultaat?

Wie zijn de beoordelaars en welke drijfveren hebben zij? Misschien is hij wel bang dat er iets fout gaat tijdens de levering, maakt hij zich zorgen over de reacties van zijn collega’s of is er angst voor imagoschade? Of heeft hij juist ambities of dromen, waarbij jij kan helpen?

Het zijn allemaal voorbeelden van vragen die je helpen om je aanbod scherper te beschrijven. De beste inschrijvers verdiepen zich al in de klant vóór de publicatie van de aanbesteding en in een kick-off overleg met een offerteteam. Zo zorgen zij ervoor dat de beschreven oplossing in hun offerte aansluit bij de klant.

Laat ook zien dat jij je verdiept hebt

Het komt regelmatig voor dat een oplossing volledig aansluit bij de klantbehoefte, maar de lezer dat toch niet zo ervaart. Onderbouw daarom in je offertetekst ook WAAROM je voor jouw oplossing koos. Dat kun je doen door te laten zien dat je je verdiept hebt in de klant.

De inleiding van je tekst is daarvoor bijvoorbeeld een mooie plek. Je gebruikt de eerste zinnen van je tekst dus beter niet om een leeswijzer te schrijven. Je kunt veel beter de klantvraag en doelstellingen samengevat papegaaien. Hiermee zet je de klant ook meteen in de JA-modus (“Jaaaah klopt, dat is precies wat ik wil!). En die JA is toch wat je wilt?

Haal de hulpwerkwoorden uit je tekst

Na het beschrijven van de oplossing, loop je natuurlijk je tekst nog eens langs of alles echt wel duidelijk is. Kijk dan eens kritisch naar alle zinnen met hulpwerkwoorden. Ook als je feedback moet geven op een offerte van je collega, adviseer ik je om op zoek te gaan naar hulpwerkwoorden.

Weet je nog wat hulpwerkwoorden zijn? Kort gezegd is het een werkwoord dat niet zelfstandig, maar slechts in combinatie met een ander werkwoord in een zin staat. Hulpwerkwoorden staan dus nooit alleen in een zin. Voorbeelden van hulpwerkwoorden zijn: worden, kunnen en zullen. Die hulp van extra werkwoorden heb je vaak helemaal niet nodig! Sterker nog, hulpwerkwoorden geven ruimte voor interpretatie of roepen twijfel op. Daar creëer je dus onduidelijkheid mee. En dat is nou precies wat je níet wilt in een offerte.

Onkruid moet je wieden

Ik noem hulpwerkwoorden zelf graag onkruid van de Nederlandse taal. En wat doe je met onkruid? Juist: wieden! In een tuin met onkruid is trouwens vaak meer aan de hand. Struiken moeten gesnoeid worden of er mogen nieuwe plantjes in. Zo werkt dat ook in teksten. In zinnen met hulpwerkwoorden is vaak meer aan de hand. Het is bijvoorbeeld onduidelijk wanneer, hoe vaak of hoe lang iets duurt.

Voorbeelden

Ik ga je een paar voorbeelden geven van zinnen uit offerteteksten, die ik eenvoudig vond door te zoeken naar hulpwerkwoorden via de navigatie van Word (via Ctrl F). In een offerte van een leverancier van kantoorartikelen las ik bijvoorbeeld deze zin:

“In dit plan van aanpak zijn we uitgegaan van een volledige uitrol waarbij elke locatie voorzien wordt van één kast die regelmatig wordt bijgevuld.”

Wat direct opvalt is dat het hulpwerkwoord worden niet 1 keer, maar zelfs 2 keer in deze zin staat. De zin heeft zelfs 5 werkwoorden en bestaat uit meer dan 20 woorden. Best veel hè? Als ik verder analyseer, lees ik ook nog vage woorden als ‘volledige’ uitrol (bestaat er ook een halve dan?) en ‘regelmatig’ (hoe vaak is dat dan?). Weet je wat ze eigenlijk wilden zeggen en na de training SMART Inschrijven op Aanbestedingen nu ook doen?

“Iedere locatie krijgt één kast met kantoorartikelen, die we iedere 2 weken bijvullen.”

Nog een ander voorbeeld. Deze zin las ik in een offerte van een schoonmaakbedrijf, dat het lastig vond om hun verhaal smart en toch aantrekkelijk te schrijven:

“De verstoring zal direct worden verholpen door de aanwezige schoonmaakmedewerker, indien deze niet aanwezig is zal het uiterlijk de volgende schoonmaakbeurt opgelost kunnen zijn.”

Meegeteld? Maar liefst 8 werkwoorden in 1 zin! Ook deze zin heeft meer dan 20 woorden én meerdere boodschappen. Het zijn de hulpwerkwoorden, die de boodschappen wazig maken. Ik lees ook nog een vaag woord: direct. Wanneer is direct? Is het wel realistisch dat je dat meteen doet? Laat het weg of geef een eerlijk tijdsbestek aan. Deze zin geeft nu niet echt vertrouwen dat de verstoring opgelost wordt, toch? Duidelijker én overtuigender is bijvoorbeeld:

“De aanwezige schoonmaakmedewerkster lost de verstoring nog op tijdens haar aanwezigheid. Is zij niet meer aanwezig? Dan lost zij het de eerstvolgende schoonmaakbeurt op.”

Vermijd dus liever de hulpwerkwoorden. Check of duidelijk is wanneer, hoe vaak of hoe lang de beschreven actie is. Je maakt hiermee je aanbod duidelijker én je hebt – door het schrappen van al die werkwoorden – bovendien vaak minder woorden nodig. Dat is wel zo handig in het beperkte aantal pagina’s dat vaak voorgeschreven is.

Nog een belangrijke tip

Laat je offertetekst nalezen door een collega of – nog beter – door iemand die jouw oplossing niet of nauwelijks kent. Begrijpt hij wat je aanbiedt en waarom? Vraag aan diegene ook of het volgens hem aansluit bij de offerteaanvraag van de klant. Wil je feedback van een expert in aanbestedingen, zodat je er ook meteen van leert? Dan kun je mij uiteraard ook een keer vragen om kritisch mee te lezen. Dan weet je zeker dat je inschrijving duidelijk en concreet wordt.