Meedoen aan aanbestedingen voor dummies

Ben jij nog een dummie op het gebied van aanbestedingen? Kriebelt het om zaken te doen met de overheid, maar weet je niet waar je moet beginnen? Start dan met het lezen van dit artikel met aanbestedingstips voor dummies.

Opdrachten bij een stabiele en betrouwbare opdrachtgever

Inschrijven op aanbestedingen? Veel bedrijven beginnen er niet eens aan. Inschrijven op een aanbesteding staat immers bekend als tijdrovend en complex. Toch loont het de moeite om je erin te verdiepen als het werken voor de overheid op je verlanglijstje staat. De overheid besteedt namelijk jaarlijks voor zo’n 67 miljard euro aan. Dat varieert van de inkoop van kantoorartikelen tot het selecteren van een partner voor het onderhoud aan bruggen. Als het gaat om het nakomen van (betalings)afspraken is de overheid een stabiele en betrouwbare opdrachtgever voor jouw onderneming.

”Iedere aanbesteding is een commerciële kans.”

Vind de aanbesteding die past bij jouw dienst of product op TenderNed

De eerste stap om in te schrijven op een aanbesteding is het vinden van de juiste aanvraag. Je vindt álle aanbestedingen van (semi-)overheidsinstellingen in Nederland op www.tenderned.nl. De eerste keer dat je zoekt op TenderNed kan dat overweldigend zijn. Vul daarom jouw interesseprofiel in op TenderNed. Je krijgt dan alleen de aanbestedingen te zien die matchen met jouw interesseprofiel.  Je kunt je ook inschrijven voor een e-mail alert. Dan ben je automatisch op de hoogte bij nieuwe publicaties.  Andere bekende platforms zijn Aanbestedingskalender, Negometrix (Mercell) en CTM Solution.
 

Raak thuis in de aanbestedingsterminologie

Een aanbesteding gevonden die precies in jouw straatje past? Dan zie je in de opdrachtomschrijving dat er een onderscheid is tussen eisen en gunningscriteria. De eisen zijn hard, ofwel ‘knock-out’ zoals dat heet. Je moet hier echt aan voldoen anders lig je eruit. De gunningscriteria mag je beschouwen als wensen. Hoe meer je met jouw inschrijving aan die wensen voldoet, hoe meer punten je krijgt. Laat je niet ontmoedigen door de eisen. Als je in je eentje niet aan alle harde eisen voldoet, mag je altijd als combinatie of met een onderaannemer inschrijven waardoor je wél aan de eisen voldoet.

Stel jouw winnende team samen

Op basis van de potentiële opdracht stel je een winnend team samen. In het offerteteam zit vaak een eindverantwoordelijke, een eindredacteur voor de teksten, iemand met kennis van aanbestedingen, iemand met accountkennis en iemand met kennis van de gevraagde dienstverlening. Een aanbesteding win je dus niet alleen maar samen! Het is niet het feestje van de sales- of bidmanager maar je hebt de betrokkenheid, de energie en de creativiteit van een volledig team nodig om te kunnen winnen.

”Een aanbesteding win je samen.”

Krijg de vraag van de aanbesteder glashelder

Ieder aanbestedingstraject heeft minstens één vragenronde. Maak daar zeker gebruik van om glashelder te krijgen wat de vraag van de aanbesteder exact is. Om de juiste vragen te stellen, is het slim om direct na publicatie van de aanbesteding met je team bij elkaar te komen en de aanbesteding met elkaar door te nemen en de basisstructuur voor jullie verhaal te bepalen. In overleg met elkaar merk je namelijk sneller waar de informatiegaten zitten. Pas als de vraag van de aanbesteder helder is, is het mogelijk om met de goede antwoorden de opdracht binnen te halen.

Vraag zo nodig door

De aanbesteder beantwoordt de vragen in de nota van inlichtingen. De antwoorden op jouw vragen zien alle andere inschrijvers ook. En jij ziet ook hun vragen. Zo krijgt iedereen dezelfde informatie. Een transparante inkoopprocedure met eerlijke kansen voor iedereen is immers het doel van de aanbestedingswet. Vind je het antwoord op jouw vraag niet helder en heb je het antwoord echt nodig? Vraag dan door. Ook als er geen tweede inlichtingenronde in de planning staat. De aanbestedende partij moet echter wel 10 dagen voor de inschrijfdatum de vragen beantwoorden. Dus stel je vragen wel op tijd.

Schrijf alleen in als je de aanbesteding echt wilt winnen

Meedoen aan een aanbesteding kost energie en tijd. Kies daarom liever een handjevol aanbestedingen per jaar uit waar je met de volledige focus van jouw team voor gaat, in plaats van dat je tientallen aanbestedingen half doet. De ervaring leert dat teams waarin vanaf dag één alle neuzen dezelfde kant opstaan de grootste kans van slagen hebben. Wat zij dan vervolgens doen om het winnende plan te schrijven? Dat lees je in dit blog met de 7 stappen richting het winnende plan.

Zelf leren hoe je een winnend plan schrijft? In de training SMART Inschrijven op Aanbestedingen leer je helder, aantrekkelijk en overtuigend inschrijven. Je kunt deze training op locatie of (live) online volgen. Al honderden organisaties waren je voor, van kleine lokale tot grote landelijke mkb’ers in goederen en diensten.