Online samenwerken aan offertes

Overleggen met je collega’s is in deze tijden wat lastiger. Iedereen werkt waar mogelijk thuis. Kick-off-sessies, strategiesessies, tussentijdse offerte-overleggen en reviewsessies vinden daarom veelal online plaats via tools voor videoconferencing, zoals Zoom en Teams. Je haalt miljoenenklanten nu binnen aan je keukentafel. Misschien wel met je kinderen op de achtergrond en je partner naast je.

Zelf ben ik al jarenlang fan van Zoom. Ik volg en geef nu zelfs yogalessen via Zoom. Het voordeel is dat je elkaar allemaal kunt zien en dat je veel extra mogelijkheden hebt. Daarom heb ik me de afgelopen weken verdiept in hoe je offerte-overleggen ook online zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen. Mijn 3 belangrijkste tips deel ik graag met je.

Tip 1: Wijs een gespreksleider aan

De gespreksleider faciliteert en coördineert de online meeting. Zeker bij overleggen met meerdere deelnemers is het handig als dat tijdens de meeting zijn enige rol is. Meestal is de bidmanager hiervoor de aangewezen persoon. Hij moet goed voorbereid zijn en de mogelijkheden van Zoom kennen. Hij heeft alles goed ingesteld en hiermee geoefend.

”Veilig zoomen zonder ongenode gasten?
Gebruik een password, zorg dat alleen jij als host je scherm kan delen
en doe je meeting ‘op slot’ nadat alle deelnemers binnen zijn.”

Start de meeting met een kort incheckmomentje, net zoals je dat live zou doen. Sommige deelnemers hebben de neiging om veel persoonlijke zaken met elkaar te delen. Zo heb ik al kinderen en huisdieren voor de webcam gezien, terwijl ik daar eigenlijk niet op zat te wachten. Besteed natuurlijk wel aandacht aan persoonlijke zaken, zoals iemands gezondheid, maar plan daarvoor liever een apart overleg. Bijvoorbeeld een weekstart of een virtuele vrijdagmiddagborrel.

Leg de spelregels uit van de online meeting. Zeker als het nieuw voor jullie is. Hoe onderbreek je elkaar bijvoorbeeld tijdens het overleg? Steek je dan een vinger op? Of je virtuele hand? Of laat je een berichtje achter in de chat?

Hanteer een agenda. Formuleer vooraf het doel en het resultaat van de online meeting. De gespreksleider bewaakt de tijd, last pauzes in en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Hierdoor kunnen de deelnemers zich volledig focussen op de inhoud en hun bijdrage leveren.

Tip 2: Voorkom afleidingen

Laatst nam ik zelf deel aan een online meeting met zo’n 10 deelnemers. Bij binnenkomst had iedereen het geluid aan staan. Dat was natuurlijk een kakafonie van geklets, geblaf van honden en een laatste instructie aan de kinderen (‘je moet mama even een uurtje alleen laten’). Voorkom dit soort afleidingen voor en tijdens het gesprek door de juiste instellingen: video aan, geluid uit.

Dus: video aan…
Voor een goed overleg is beeld belangrijk. Zo zie je ook elkaars non-verbale reacties en gezichtsuitdrukkingen. Mensen die in beeld zijn, nemen bovendien aandachtiger deel. Het liefst zie je dus elkaars gezicht.

“Zorg dat de webcam ongeveer op ooghoogte is.
Dan kijkt niemand in je neusgaten en heb je ook geen onderkin.”

Het geluid hoeft alleen aan te zijn als je aan het woord bent. Kun je de ander niet goed verstaan? Check dan eerst je eigen geluidsinstellingen voordat je gaat roepen dat je de ander niet goed hoort.

Tip 3: Benut de mogelijkheden optimaal

Weet je wat ik zo tof vind aan Zoom? Je kunt er veel meer mee dan alleen videobellen en chatten. Zo kun je makkelijk je scherm delen, deelnemers in meerdere groepen verdelen in breakoutrooms en gezamenlijk schetsen op een whiteboard. Superhandig dus voor strategiesessies!

Wat dacht je bijvoorbeeld hiervan:

• De gunningcriteria en andere belangrijke aanbestedingsdocumenten in beeld brengen (via scherm delen), zodat iedereen het juiste stuk in beeld heeft.
• Iedere deelnemer vragen naar zijn mening in een poll of de chat, zodat niet alleen de roeptoeters aan het woord zijn.
• Iedereen laten stemmen door bijvoorbeeld duimpje omhoog of omlaag, een reactie in de chat of het opsteken van de virtuele hand, voor concrete afspraken en betrokkenheid vanuit de hele groep.
• Met elkaar (aan)tekeningen maken op het whiteboard.
• Een grote groep verdelen in kleinere groepjes om te brainstormen, waardoor je zorgt voor meer interactie en betrokkenheid.

Zelf aan de slag met een online offertesessie

Klinkt goed, toch? Maar … hoe doe je dat? Oefening baart kunst! Daarom ik organiseer ik 2 keer een online sessie over het online faciliteren van offertesessies. Hierin ervaar je zelf hoe het is om een online meeting bij te wonen en wat de mogelijkheden zijn. Ook beantwoord ik graag al jouw vragen hierover.

Deze sessies vinden plaats op donderdag 9 april en op woensdag 15 april. Beiden van 10 tot 11 uur. Hou rekening met mogelijke uitloop. De sessie gaat door bij minimaal 4 deelnemers. Per sessie kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen, zodat je voldoende persoonlijke aandacht krijgt.

Ik doe dit omdat ik graag mijn kennis wil delen én vergroten. De eerste bedrijven hebben mij namelijk al gevraagd of ik de training SMART Inschrijven op Aanbestedingen ook online kan geven. Je helpt mij dus ook met oefenen! Daarom zijn er geen kosten aan deze online training verbonden.

Meedoen? Stuur een mailtje naar natasja@salestaalent.nl met je vraag en je voorkeur voor een dag. Dan ontvang je van mij de Zoom-link (met wachtwoord).

Hopelijk zie ik je binnenkort via Zoom!