Onweerstaanbare offerte met juiste vormgeving

Voor het winnen van een opdracht via aanbestedingen heb je meer nodig dan een scherpe prijs en een goed verhaal. Beoordelaars nemen visuele informatie sneller en beter op.

Onlangs zag ik een offerte die erg bont en onrustig opgemaakt was. Ik vroeg me toen af wanneer vormgeving helpt en wanneer het haar doel voorbijschiet. Reden voor mij om Eefje van den Hamsvoort te vragen naar advies. Met haar ruim 20 jaar ervaring in grafische vormgeving hielp zij mij al vaker onweerstaanbare offertes maken. Haar tips deel ik dan ook graag met jou in deze blog.

Verdiep je eerst in je potentiële klant

De vormgeving van je offertetekst is per aanbestedende dienst anders. Kruip daarom eerst in de huid van de klant. Eefje: “Je bent als het ware een kameleon”. Beeld je in welke stijl past bij de klant en pas daar je vormgeving op aan. Blauw is zakelijk, groen is rustgevend. Oranje staat voor creativiteit en speelsheid. Maar rond een EK of WK associeert oranje vooral met het Nederlands elftal. Ben je ervan bewust dat oranje bij een “rode duivel” als een lap op een stier kan werken.<

Maak het de lezer aangenaam

Vormgeving van je offerte heeft een doel: als een gids de lezer door je tekst leiden. Houd de vormgeving daarom “easy on the eyes”. Oftewel toegankelijk, rustig en in harmonie. Dat doe je door tekst en beeld strak te laten lijnen. En verder:

• Gebruik maximaal 15 woorden per zin;
• Plaats koptitels boven alinea’s;
• Zorg voor witruimte;
• Laat een alinea op haar eigen pagina (en dus niet op de volgende) eindigen;
• Wissel je tekst af met opsommingen (zoals hier dus).

Zwarte letters in 10 pt in lange teksten

Beoordelaars lezen meerdere offertes. Voor lange teksten gebruik je daarom gewoon de kleur zwart en het liefst een lettertype in 10 pt. Heb je de vrijheid om de regelafstand te kiezen? Doe dan de lettergrootte maal 1,25. Dat leest het prettigst. Bijvoorbeeld: bij een lettertype in 10 pt is de regelafstand 12,5 pt. Gebruik naast de kleur zwart maximaal 1 á 2 extra steunkleuren. Per kleur gebruik je maximaal 2 tinten. Of je moet het juist bont willen maken?

Gebruik het optisch midden

Het optisch midden ligt boven het werkelijke midden. De marge van je voetnoot is groter dan de marge boven de tekst. In je voetnoot heb je zo ruimte voor een logo, een leuke spreuk en/of de paginanummering. De marge is links en rechts trouwens minimaal 2 centimeter. Houd daarbij uiteraard rekening met eventuele perforatiegaten.

Links uitlijnen zonder afbrekingen oogt vriendelijker

Uitvullen van de tekst (van links naar rechts) of de tekst in twee kolommen staat wel strak, maar heeft beide als nadeel dat je meer afbrekingen hebt. Breek woorden liever zo min mogelijk af. Is het toch nodig, omdat je bijvoorbeeld ruimtegebrek hebt? Dan maximaal twee afbrekingen per pagina. Zet niet al je tekst in twee kolommen. Je zinnen passen namelijk vaak niet in één regel. Dat leest onrustig.

Trek aandacht, maar wel met mate

Als je alle tekst op een bijzondere manier vormgeeft, valt niets van je verhaal meer op. Laat daarom alleen belangrijke tekst opvallen met een andere opmaak. Hoe? Met contrasten, zoals signaalkleuren, een ander lettertype of een apart tekstvlak. In een tekstvlak zie je weleens de tekst diapositief: witte letters op een donkere achtergrond. Gebruik dat spaarzaam. Donkere letters op een lichte achtergrond leest namelijk fijner. Ook met afbeeldingen, illustraties of grafieken trek je aandacht. Het is bewezen dat teksten met afbeeldingen en illustraties beter scoren.

Afbeeldingen en illustraties zijn om in te lijsten

Illustraties zijn liefst zo groot mogelijk en strak uitgelijnd. Ze hebben ook ruimte nodig. Plak ze dus niet te dicht tegen je tekst aan. Moet jouw afbeelding of illustratie opvallen? Plaats hem dan rechtsboven! Al valt een afbeelding van een mooie vrouw de meeste beoordelaars overal in je offerte wel op hoor. Plaats je afbeelding met de zorg waarmee je een schilderij een mooie plaats aan de muur geeft.

Tot slot: de trends

Wil je een trendy tender indienen? Laat je inspireren door de vormgeving van de nieuwste websites. De trends in vormgeving worden namelijk gevoed door de nieuwe technische mogelijkheden. Zo zie je nu veel schuine vlakken, rasters en handgeschreven letters. Foto’s zijn realistisch, standaard stockfoto’s zijn not done. En tot slot: natuurlijke en warme kleuren zijn in!

Illustraties: Eefje van den Hamsvoort