SMART offerte schrijven

24 apr 2017

Categorie: Aanbesteding, Offerte, Tekst

Heb jij weleens een klusbedrijf ingehuurd voor een verbouwing in je huis? Dan wil je toch graag weten waar je aan toe bent?

Niks zo vervelend als een verbouwing die duurder uitvalt of dat je veel langer in de stof en herrie zit dan je dacht. Heldere afspraken werken voor beide partijen het meest plezierig. Dat is bij een klusjesman zo en bij offertes en aanbestedingen geldt eigenlijk precies hetzelfde. Communiceer daarom duidelijke afspraken in je offerte door SMART te schrijven.

Wat is SMART schrijven eigenlijk?

SMART staat voor: Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdsgebonden. Met SMART schrijven maak je je aanbod duidelijk, concreet en controleerbaar. Je hoeft deze volgorde in je offerte niet precies aan te houden, maar zorg wel dat alle aspecten aan bod komen.

Tip: download gratis een handige structuur voor je offerte.

Hoe schrijf je SMART?

Specifiek
Wie gaat wat doen en wanneer? Op deze vragen wil je opdrachtgever een antwoord in de offerte. Beschrijf daarom zo concreet mogelijk welke werkzaamheden jouw bedrijf uitvoert. Geef daarbij aan wie deze werkzaamheden uitvoert: bijvoorbeeld een coördinator, medewerker of andere functionaris in je bedrijf. Geef ook aan wanneer je de werkzaamheden uitvoert. ‘Zo snel mogelijk’ of ‘op korte termijn’ zegt de opdrachtgever niet zoveel. Gebruik heldere taal, zodat je opdrachtgever meteen snapt wat je bedoelt.

Tip: laat een collega je tekst kritisch lezen om te checken of alles echt wel duidelijk is.

Meetbaar
Je opdrachtgever wil weten waar hij aan toe is. Maak je aanbod daarom meetbaar. Noem aantallen, percentages of andere cijfers. Zorg dat het verifieerbaar en controleerbaar is. Maak in je offerte ook duidelijk hoe je iets gaat meten en wanneer. Bijvoorbeeld door evaluatie- of meetmomenten te benoemen en je meetmethode te beschrijven.

Acceptabel
Sluit jouw aanbod aan bij het doel van je klant? Dat is cruciaal. Als je klant daar niet van overtuigd is, kiest hij voor de concurrent. Vaak vind je – bij aanbestedingen – de doelstelling in hoofdstuk 1 van het bestek. ‘Papegaai de klant’ zeg ik altijd tijdens mijn trainingen. Hiermee bedoel ik: beschrijf de klantvraag en neem het taalgebruik van je opdrachtgever over. Dit zorgt namelijk voor herkenning en geeft een goed gevoel (‘dit is precies waar we naar op zoek zijn’).

Om je een voorbeeld te geven: begin niet over kostenbesparing als de (enige) doelstelling  kwaliteit verbeteren is. Dat zorgt niet voor herkenning maar voor vraagtekens bij je klant. Want hoe gaat die kostenbesparing de kwaliteit verbeteren? Sluit daarom aan bij de doelstelling en leg duidelijk uit hoe jouw aanbod gaat bijdragen om die doelstelling te bereiken.

Realistisch
Je kent ze vast wel, die gladde verkopers die heerlijk kunnen bluffen onder het motto ‘eerst die opdracht binnen, daarna zien we wel verder’. Maar ja, je klant zit natuurlijk niet op loze beloftes te wachten. Die wil gewoon dat de klus geklaard wordt en geen gedoe met overschreden deadlines of budgetten. Geef daarom een realistisch en haalbaar beeld. Operationeel moet je verhaal immers wel uitvoerbaar zijn. Ga uit van je eigen kracht. Als jij weet waarom iets langer duurt, geef dat dan eerlijk aan. Of als je duurdere materialen moet inkopen om een beter resultaat te krijgen, leg dat uit. Dat geeft je klant juist vertrouwen dat je met hem meedenkt en dat je weet waar je het over hebt. Dat het vaak om meer gaat dan alleen de prijs, lees je in mijn eerdere blog.

Tip: het helpt als je in je offerte referenties opgeeft met ‘bewijsmateriaal’ dat je goed bent in je vak. Verwijs bijvoorbeeld naar eerdere resultaten.

Tijdsgebonden
Net als jij wilde weten hoe lang de klusser bij jou over de vloer kwam, wil je opdrachtgever weten hoe lang je bezig bent. Noem daarom altijd een datum, de duur van je werkzaamheden of een periode met begin- en eindtijd. ‘Binnenkort’ is bijvoorbeeld niet concreet genoeg. Want heb je het dan over morgen, over een week of over een maand?

Een offerte schrijven waar jouw klant met SMART op wacht?

Ik geef ook trainingen, waarin deelnemers leren onweerstaanbare offertes te schrijven. Deelnemers waardeerden deze trainingen gemiddeld met een 8,5. Ook interessant voor jouw organisatie? Neem contact met mij op.