Sta niet voor paal bij je klant!

14 jun 2018

Categorie: Aanbesteding, Offerte, Sales, Tekst

Steeds vaker zie ik in aanbestedingen de vraag naar een risicoanalyse met beheersmaatregelen. Dat snap ik wel. Aanbestedende diensten willen onwenselijke situaties voorkomen. De gevolgen kunnen immers nadelig zijn, zoals onverwachte kosten, te late leveringen of uitblijvende resultaten. In hoeverre ruim jij in je offerte de 'sta-in-de-wegs' op?

Voor paal

Recent verschenen twee artikelen in de krant over ‘sta-in-de-wegs’ waar ik om moest gniffelen, maar die me ook aan het denken zetten. Zo kopte de Gazet van Antwerpen op 15 mei 2018: “Nederlanders staan voor paal: straat verbreed, maar lantaarnpaal blijft staan.” Het ging over een lantaarnpaal die niet werd verplaatst bij het verbreden van de straat. Hij bleef midden op de weg staan. Binnenkort wordt de paal alsnog verplaatst. De pas aangelegde straat moet daarvoor wel weer open. Beetje dom, toch?

Een week eerder las ik in het AD over een vergelijkbaar obstakel in het Brabantse Oisterwijk. Na werkzaamheden aan de riolering stond ook daar een lantaarnpaal midden op de weg, liever gezegd in de weg. “Lekker bezig” reageerde een lezer.

Foto Twitter Huub Bellemakers

Hoe ‘lekker bezig’ ben jij?

Gniffelen om domme fouten van een ander. Dat is makkelijk en doen we graag. Maar hoe zeker weet jij dat jij als leverancier niet van die domme fouten maakt? Hoe voorkom jij verrassingen? Gaat er bij jou nooit wat mis? Wees eerlijk, brengt jouw organisatie alle mogelijke obstakels vooraf in beeld? En is jouw bedrijf in staat om deze obstakels tijdig op te lossen?

Bepaal vooraf de risico’s en help je klant inkopen

Vraagt de aanbestedende dienst naar een risicoanalyse (of risicodossier) in de offerte? Dan verwachten ze van jou als expert dat jij mogelijke obstakels vooraf in kaart brengt en daarvoor passende voorzorgsmaatregelen bedenkt.

Het blijkt in de praktijk best lastig te zijn om die risico’s vooraf te bepalen. Zeker als je het in de offerte zo moet onderbouwen dat de lezer het risico (h)erkent en alle vertrouwen heeft in jouw risicobeheersing. Daarom vind je hieronder de aanknopingspunten om de risico’s vooraf te bepalen en daarmee je klant te helpen inkopen.

Zo spoor je de risico’s op

Een professionele risicoanalyse geeft de klant het vertrouwen dat de opdracht bij jou in goede handen is. Gebruik hiervoor jouw ervaring, marktkennis en realiteitszin. Je vindt de obstakels tijdens:

  • een klantbezoek, rondleiding of schouwing
  • een brainstormsessie met mensen die moeten leveren of de opdracht uitvoeren
  • het interviewen van (uitvoerende) collega’s

Maak een SMART risicoanalyse

In je speurtocht naar de mogelijke risico’s wil je antwoord op deze vragen:

  1. WAT kan er misgaan? Verzamel alleen zaken die fout kunnen gaan voor de specifieke opdracht. Welke ‘lantaarnpaal’ staat bij deze klant in de weg om de gewenste doelstellingen te behalen of het gewenste resultaat te leveren?
  2. Hoe groot is de KANS dat het risico zich daadwerkelijk voordoet? Beperk je tot enkele risico’s waarvan de kans groot is dat ze zich voordoen. Liever dan heel veel eventuele risico’s noemen waarvan het niet voor de hand ligt dat ze gebeuren.
  3. Hoe groot is het EFFECT als het risico zich voordoet? Stel dat het gebeurt, wat is dan het gevolg? Denk bijvoorbeeld aan effecten op planning, kwaliteit, budget en imago.
  4. Wat is nodig om de risico’s te BEHEERSEN? Welke maatregelen neem je om het risico te voorkomen of het (negatieve) effect te verminderen? Belangrijk is om dit SMART te schrijven: vooral wanneer je deze maatregel neemt. 

Nog één aandachtspunt

Je herkent het vast: de klant veroorzaakt zelf vaak de meeste risico’s. Denk maar aan het te laat beschikbaar stellen van informatie, die jij nodig hebt om verder te kunnen. Weet je wat nou zo vervelend is? Als je deze risico’s vermeldt, loop jij het risico op een negatieve beoordeling. Kijk daarom eerst in de offerteaanvraag welke type risico’s de aanbestedende dienst wil weten. Is het onduidelijk? Stel gerust de vraag (via de nota van inlichtingen) of je risico’s mag benoemen die bij de opdrachtgever liggen.

Maar dan nog. Wees je ervan bewust dat de lezer – jouw potentiële klant – liever niet leest dat hij de risicoveroorzaker is en zelf voor de oplossing opdraait. Moet je deze risico’s daarom maar niet noemen? Als de kans groot is dat het risico zich voordoet én het effect is ook groot, dan natuurlijk wél. Een onderbouwing (bijvoorbeeld met prestatie-informatie) is dan extra belangrijk. Richt je uiteraard alleen op de risico’s die gelden voor deze specifieke opdracht. Want met een specifieke risicoanalyse sta jij niet voor paal bij je klant!

Ik ben wel even benieuwd. Heb jij weleens een verbazingwekkende blunder van een ander gezien? Zo eentje waarvan jij dacht ‘lekker bezig’ of ‘beetje dom’? Deel het gerust hieronder in een reactie. Wel graag met respect, want fouten maken we immers allemaal.