Stappenplan winnend inschrijven op aanbestedingen

“Heb je voor mij een stappenplan met daarin wat ik allemaal moet doen om een aanbesteding te winnen?” Het is een vraag die ik regelmatig krijg. Eigenlijk hou ik zelf helemaal niet zo van stappenplannen. Je loopt het risico dat het niet compleet is. Iedere aanbesteding, iedere potentiële klant, iedere inschrijver is immers anders. Maar vooruit, voor één keertje dan. Hieronder lees je de 7 belangrijkste stappen op weg naar de gunning.

Stap 1: Doorgrond de offerteaanvraag

Je hebt een uitnodiging ontvangen voor een onderhandse aanbesteding of vond de publicatie voor een (niet-) openbare aanbesteding op TenderNed. Begin meteen met lezen, lezen, en misschien wel nóg eens lezen van de offerteaanvraag. Die heet ook wel uitnodiging tot inschrijving, inschrijvingsleidraad of beschrijvend document.

Voor de hand liggend? Vind ik ook! Maar hoe vaak ik hoor dat mensen deze stap overslaan omdat ze de klant al kennen (denken ze) en precies weten wat de klant wil (denken ze). Zelf vermoed ik weleens dat ze er gewoon geen zin in hebben.

Heb jij ook zo’n collega, manager of directeur? Druk hem of haar op het hart álle aanbestedingsdocumenten te lezen. Belangrijke items zijn: de eisen, de gunningscriteria, de doelstelling van de klant, de beoordelingsmethodiek en alles rondom prijs.

Stap 2: Schat vooraf je kansen in

Het inschrijven op een aanbesteding kost veel tijd en energie. Dat is niet erg als je de opdracht wint. Schat daarom altijd vooraf je kansen in. De aanbestedende dienst zoekt een partij die met zijn kop boven het maaiveld uitsteekt.

Stel jezelf daarom vooraf altijd de volgende vragen:

• Voldoen we aan alle eisen?
• Hebben we vergelijkbare klanten en ervaring?
• Zijn wij dé specialist?
• Bieden wij meerwaarde?
• Kunnen we de opdracht aan?

Doe alleen mee als je op deze vragen volmondig JA kunt antwoorden.

Stap 3: Formeer een offerteteam

Offertes winnen doe je samen. In de ideale teamsamenstelling van een offerteteam zit minimaal één eindverantwoordelijke, één eindredacteur voor de teksten, iemand met kennis van aanbestedingen, iemand met accountkennis en iemand met kennis van de gevraagde dienstverlening.

Denk ook aan externe hulp, zoals een aanbestedingsexpert of een tekstschrijver. Zij kunnen je helpen om je ideeën perfect op papier te zetten of de offertetekst te reviewen op volledigheid en klantgerichtheid.

Eerder schreef ik het blog Aanbesteden is Topsport, waarin je meer leest over de voorbereiding en het formeren van een team om te kunnen pieken op het juiste moment. 

Stap 4: Bepaal een inschrijfstrategie

Voordat je een offerte gaat schrijven, verdiep je je eerst in de klantvraag. Die lees je vaak al in het eerste hoofdstuk van de offerteaanvraag bij de doelstellingen van de aanbesteding of in het gedeelte over de huidige en de gewenste situatie.

Bedenk vervolgens een winstrategie waarmee je je gaat onderscheiden van de concurrent. In deze fase bepaal je ook of je wellicht een samenwerkingspartner nodig hebt om de opdracht te winnen.

Wist je dat steeds meer inschrijvers het 3C-model van Kenichi Ohmae gebruiken om hun winstrategie te bepalen? De 3 C’s staan voor:

1. Customer: wat zijn de wensen, doelen en zorgen van de klant?
2. Competition: wat zijn de sterkte en zwaktes van de concurrent?
3. Company: wat zijn de sterkte en zwaktes van je eigen organisatie?

Stap 5: Stel vragen

Grijp de mogelijkheid om schriftelijk vragen te stellen altijd aan. Doe dat wel anoniem, zodat de concurrent niet ziet dat je meedoet. Hoe helderder jouw vraag, hoe helderder het antwoord dat je krijgt in de nota van inlichtingen.

Je mag best wat sturend zijn in jouw vraagstelling. Bijvoorbeeld door een vraag als: “Is onze aanname juist dat u XXX bedoelt?” Je maakt het de aanbestedende dienst dan makkelijk om já te antwoorden.

Heb je meer nodig dan alleen een kort ‘ja’ of ‘nee’, stel dan open vragen. Zo voorkom je dat je alleen een simpel ‘ja’ of ‘nee’ als antwoord op jouw (gesloten) vraag krijgt, terwijl je eigenlijk een toelichting wilde.

Durf gerust ook vragen te stellen over zaken die niet in de offerteaanvraag staan, maar wel passen bij de doelstelling van de opdracht. Bijvoorbeeld als je twijfelt of jouw onderscheidende aanbod aansluit en voor de aanbestedende dienst van toegevoegde waarde is. Dan stel je bijvoorbeeld vragen als: “Hoe belangrijk vinden jullie …?” of “Hoe denken jullie over …?”

Een checklist voor het stellen van vragen lees je in het blog Antwoord op jouw vraag. 

Stap 6. Schrijf een onweerstaanbare offertetekst

Voor je plan van aanpak volg je natuurlijk zoveel mogelijk de volgorde van de gestelde vragen. Ook wel de gunningscriteria genoemd. Hiermee maak je het de lezer makkelijker te beoordelen. Lukt dat niet? Schrijf je verhaal chronologisch.

Start langere teksten met een inleidende tekst, waarin je de lezer ‘opwarmt’. Hierin herhaal je kort de klantbehoefte. Met dit ‘papegaaien’ laat je zien dat je de klant begrijpt. Vervolgens sluit je de inleiding af met jullie visie of aanpak in het kort hierop, zodat de lezer overtuigd raakt dat jullie organisatie de beloftes waarmaakt.

Vermijd in je offerte wollig en ambtelijk taalgebruik. Maak het aanbod duidelijk, concreet én vlot leesbaar door hulpwerkwoorden te vermijden. Gebruik verder heldere tussenkoppen: een beoordelaar is een koppensneller!

Tot slot val je op met een mooi opgemaakt document. Want ook al zal de inkoper het niet altijd toegeven: het is de eerste indruk die telt!

Stap 7: Houd je aan de procedure

Zorg dat je offerte aan alle eisen voldoet, zoals de volledig ingevulde en ondertekende administratieve documenten. Jouw plan in de offerte wordt anders nog geeneens gelezen!

Je houdt je verder aan het voorgeschreven maximum aantal pagina’s en lettertype. Let op: ook het lettertype in afbeeldingen moet voldoen aan de eisen. Check of bijlagen toegestaan zijn en wel of niet meetellen voor de beoordeling.

Lever tot slot de inschrijving altijd ruim op tijd in. Ik adviseer een dag van tevoren. Want als je de offerte 5 minuten te laat inlevert, lig je uit de race! Ja, ook als je een internetstoring had. Vraag om een ontvangstbevestiging. Dan weet je zeker dat jouw offerte op tijd is afgeleverd.

Toch nog lastig? Volg een training of vraag om advies!

Het inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Als jij al regelmatig inschrijft op aanbestedingen weet je dat als geen ander. Wil je leren hoe je SMART en toch aantrekkelijk inschrijft op aanbestedingen? Dan is de training SMART Inschrijven op Aanbestedingen wellicht iets voor jou.