Een handige structuur voor een offerte

Je hebt een goed gesprek gehad met een potentiële klant en je mag een offerte uitbrengen. Joehoe, helemaal blij sjees jij terug naar kantoor.  Op kantoor aangekomen zakt echter de moed je in de schoenen: wat moet ik nou schrijven in een offerte? Met deze standaard structuur ga jij een sterke offerte schrijven!

Inleiding

De eerste plaats voor herkenning voor de klant! De klant verwacht hier een persoonlijke openingszin. En jij wilt dat die prikkelt om verder te lezen. Verwijs daarom naar het vorige contact en beschrijf kort de klantvraag.

De vraag van de klant

Laat zien dat je geluisterd hebt naar de klant en dat je zijn wens (of angst?) begrijpt. Dat doe je door de vraag van de klant kort samen te vatten. Gebruik zoveel mogelijk woorden van de klant zelf.

Jouw aanbod

In dit gedeelte beschrijf je pas jouw oplossing, passend bij de klantvraag. Vertaal jouw dienst of product naar voordelen voor de klant. Wat heeft jouw klant eraan dat jouw dienst of product zo goed is?

Prijs en voorwaarden

Anders dan bij een factuur zijn er geen wettelijke voorschriften. Benoem de prijs en eventuele bijkomende kosten, exclusief btw. Wist je trouwens dat je btw met kleine letters schrijft? Maak duidelijke afspraken over bijvoorbeeld een betalingstermijn en wat je van elkaar verwacht. Verwijs ook naar de algemene voorwaarden. Zo voorkom je problemen achteraf.

Het slot

De afsluiting is de uitsmijter van je offerte. Sluit deze daarom altijd positief af. Laat zien dat je enthousiast bent. En vermeld natuurlijk ook jouw vervolgactie.