Tenderdesign maakt je aanbestedingsplan mooier én completer
Wil je een aanbesteding winnen (en dat wil je als je inschrijft, anders kun je jezelf beter de moeite besparen) dan moet allereerst de inhoud van je plan 100% staan. Vervolgens speelt tenderdesign een steeds belangrijkere rol in het maken van het winnende plan. Het oog wil wat zien! Lees hier hoe en waarom tenderdesign je aanbestedingsplan mooier én completer maakt.
Met vormgeving help je de beoordelaars
Het oog van jouw beoordelaar wil wat zien! Onder andere kaders, infographics en iconen trekken de aandacht van de lezer. Overigens net als een slim gebruik van veelzeggende kopteksten die het makkelijk maken om de inhoud snel te scannen. Ook kun je met design het moeilijke simpel maken. Ik ben ervan overtuigd dat een mooi opgemaakte tender daarom het verschil kan maken. We zijn immers steeds visueler ingesteld. Bewijzen kan ik het helaas niet. Mijn droom om ooit twee inhoudelijk exact dezelfde aanbestedingsteksten aan te leveren, waarvan de één volledig opgemaakt en de ander platte tekst, zal bij een droom blijven.
”Het oog wil wat zien.”
Bepaal eerst je winstrategie
Als design zo belangrijk is bij het indienen van je tender, wat is dan een goed design? Hoe vertaal je jouw boodschap naar een ontwerp dat overtuigt? Bepaal daarvoor eerst je winstrategie. Wat is het verhaal dat je wilt vertellen en waarmee je echt het verschil maakt? Als je helder voor ogen hebt hoe jij juist deze tender gaat winnen, wordt het makkelijker om de designer goed te briefen en samen de juiste keuzes te maken. Denk aan te maken keuzes over uitstraling, kleurgebruik, hoeveelheid kolommen en de toepassing van kaders, schema’s en iconen.
Geef ruimte aan de tenderdesigner voor een mooiere én completere inschrijving
Is je winstrategie helder, geef dan de ruimte aan de designer. Ofwel laat het design aan de designer. Voor een goed resultaat is het slim om een tenderdesigner zo vroeg mogelijk bij het aanbestedingsproces te betrekken. Op basis van de winstrategie vindt een goede tenderdesigner in de vormgeving namelijk een goed evenwicht tussen het profileren van de inschrijvende partij en het behagen van aanbestedende partij. Bijkomend voordeel van het vroeg in het proces betrekken van een tenderdesigner is dat de visualisaties blootleggen waar het verhaal nog inhoud mist. Het inschakelen van een tenderdesigner maakt de tender daarom niet alleen mooier maar ook completer.
Maak het de beoordelaar gemakkelijk
Tot een jaar geleden hielden we bij het vormgeven van een tender er rekening mee dat de inkoper de inhoud volledig uitprintte. Nu steeds meer mensen thuiswerken en ook vanuit huis de tenders beoordelen, wordt er steeds minder uitgeprint. Dat blijkt toch wat lastig vanuit het printertje thuis. De beoordeling gebeurt vanachter het beeldscherm. Maak het de beoordelaar gemakkelijk door te kiezen voor een liggend beeld (landscape) van de tekst en een tekstopmaak in twee kolommen (maximaal drie). Dat leest zoveel prettiger!
Voorloper zijn? Wees interactief.
De toepassing van interactieve elementen zoals filmpjes, gifjes en animaties mogen in aanbestedingen vaak niet. Maar in commerciële tenders wel! Omdat nog niet iedereen dit doet, trek jij daarmee natuurlijk wel de aandacht. Durf je dit toch nog niet aan? Of mag het niet? Kies dan voor de meest toegepaste aandachtstrekkers in design:
- Aansprekende kleuren (zoals in de huisstijlkleuren van de klant)
- Fotografie (bij voorkeur echte beelden in plaats van stockfotografie)
- Iconen (maar wel met mate)
- Infographics (om het moeilijke simpel te maken)
- Licht gekleurde tekstkaders voor toelichtingen (gebruik altijd donkere letters op een lichte achtergrond)
”Let op. Laat het gebruik van het logo van de klant over aan de klant zelf. Grote organisaties straffen ‘misbruik’ van hun logo af. Ze zijn in staat om je om die reden terzijde te schuiven.”
Tot slot 3 tips voor een soepele samenwerking met een tenderdesigner
- Betrek de tenderdesigner in een zo vroeg mogelijk stadium in het tenderproces. Ook de tenderdesigner wil zich verdiepen in de offerteaanvraag. Dat komt niet alleen de mooiheid van je plan ten goede maar ook de compleetheid ervan.
- Basis voor een winnend plan is het maken van een winstrategie. Jouw strategie heeft immers gevolgen voor de rode draad van jouw verhaal én de keuzes in vormgeving. Zo kom je samen tot een winnend concept.
- Geef de tenderdesigner de ruimte. Letterlijk! Lever je teksten bijvoorbeeld in een 0,5 groter lettertype aan dan dat de aanbestedende partij vraagt. Zo krijgt de tenderdesigner meer ruimte om creatief te zijn.
Bonus: 3 tips om tijd te winnen en voldoende tijd te houden voor de vormgeving
- Start met het formuleren van je winstrategie. Dat maakt het maken van tijdrovende keuzes later in het designproces makkelijker.
- Werk vanaf dag 1 met faketeksten. Zo kan de tenderdesigner alvast voor je aan de slag met het ontwerp van een basisgrid terwijl de inhoud zich nog ontwikkelt.
- Richt je planning zo in dat een week voor de deadline de tekst volledig klaar is. Dan kan de designer zonder stress het design finetunen.
PS Dit blog schreef ik naar aanleiding van het interview dat ik had op Clubhouse in mijn tendercafé met tenderdesigner Eduard Plaat. Ook de reacties en vragen van bezoekers van dit Tendercafé hebben geholpen bij het schrijven van dit blog. Volgende keer live meeluisteren in mijn tendercafé en jouw vragen stellen? Als je Natasja Hoogenboom volgt op Clubhouse krijg je een melding van al mijn komende events. Leuk als je een keertje aanhaakt. Laagdrempelig en vrijblijvend. Je hebt uiteraard wel de app van Clubhouse op je iPhone nodig.
Meer inspiratie lezen over onweerstaanbare offertes?
Bestel dan nu mijn boek Experttips voor Onweerstaanbare offertes.
Vertel me meer