Tips om je offertetekst te verbeteren

10 jan 2017

Categorie: Aanbesteding, Offerte, Tekst

Een offertetekst schrijven is best lastig. Je wilt een inhoudelijk sterk verhaal neerzetten. En je wilt je onderscheiden om de opdracht binnen te halen. “Mag ik jou om advies vragen?” is dan ook een vraag die ik regelmatig krijg van bedrijven.

Ze willen feedback op hun inschrijving op een aanbesteding. Iedereen krijgt natuurlijk advies op maat. Tóch geef ik bepaalde tips echt aan iedereen. Daar kun jij dus ook je voordeel mee doen! Of je nu een offerte stuurt na een verkoopgesprek of meedoet aan een aanbesteding: met deze tips verbeter jij je offertetekst of je inschrijving op een aanbesteding.

Geef in je offertetekst antwoord op de klantvraag

Dat klinkt als een open deur. Toch lees ik vaak hele algemene standaardoffertes. En ik snap dat eigenlijk wel. Het is natuurlijk makkelijk om een offerte van de plank te pakken waarmee je de vorige keer succesvol was. Je loopt dan wel het risico dat je niet aansluit bij de klantbehoefte, vragen vergeet te beantwoorden of zelfs nog een verkeerde naam van een klant gebruikt. Mijn advies aan jou:

  • Houd de volgorde aan van de gestelde vragen.
  • Sluit met je aanbod aan op de klantvraag.
  • Gebruik woorden die de klant ook gebruikt.
  • Gebruik de naam van de klant.

Kom tot de kern

Heb jij altijd een aanloopje nodig voordat je tot de kern komt? Jouw klant leest vooral de tussenkopjes en de eerste zinnen van de alinea’s. Hij wil gewoon een antwoord op zijn vraag lezen. Dus mijn advies aan jou:

  • Start je alinea met de kernboodschap, bijvoorbeeld wat je doet of levert.
  • Onderbouw daarna pas waarom of met voorbeelden.
  • Zet een aantrekkelijke koptitel boven je alinea, die de lading dekt.

Maak je boodschap duidelijk en ondubbelzinnig

Soms komen er woorden uit onze vingers die nooit uit onze mond komen. We denken te overtuigen met deftige, hoogdravende woorden. Of we gaan juist heel reclameachtig doen met woorden als ‘jarenlang’, ‘snel’, ‘tijdig’ en ‘regelmatig’. Deze woorden zijn voor de lezer niet duidelijk. Want hoeveel jaar is ‘jarenlang’? Hoe snel is ‘snel’? Wanneer is iets ‘tijdig’? Hoe vaak is ‘regelmatig’? Dus mijn advies aan jou:

  • Vermijd vaagtaal.
  • Schrijf SMART

Vermijd de hulpwerkwoorden ‘worden’ en ‘kunnen’

Deze werkwoorden geven ruimte voor interpretatie en twijfel – en het leest niet zo actief. Je wilt toch juist dat jouw tekst begrepen en vlot gelezen wordt? Ik schreef er eerder al eens een blog over, waarin ik duidelijk maak dat je de hulp van deze werkwoorden echt niet nodig hebt. Dus mijn advies aan jou:

  • Gebruik de zoekfunctie ‘ctrl+f’ en zoek de werkwoorden ‘worden’ en ‘kunnen’.
  • Zie je het werkwoord ‘worden’? Schrijf dan in die zin ‘door wie’ dat wordtgedaan.
  • Zie je het werkwoorden ‘kunnen’? Haal het dan weg. Laat het alleen staan als het een optie of een keuze is.
  • Lees mijn blog over hulpwerkwoorden. 😉

Schrijf klantgericht

Je creëert afstand door woorden als ‘opdrachtgever’ en ‘opdrachtnemer’ te gebruiken. Terwijl je juist jouw klant wilt raken. Spreek de lezer daarom liever persoonlijk aan. Dus mijn advies aan jou:

  • Vervang ‘opdrachtgever’ door de naam van de klant. En ‘opdrachtnemer’ door de naam van je eigen organisatie.
  • Gebruik vaker de magische woordjes ‘u’ en ‘je’ in plaats van ‘we’.
  • Benoem wat jouw aanbod de klant oplevert.

Last but not least: voorkom schrijffouten

Wist je dat zo’n 80% van de inkopers geïrriteerd raakt bij het lezen van offerteteksten met meer dan 5 schrijffouten erin? Een schrijffoutje is zo gemaakt. Ook ik heb een blinde vlek en kan mezelf weleens voor mijn kop slaan. Daarom laat ik al mijn schrijfwerk checken. Belangrijke teksten laat ik nog even nakijken door een van mijn professionele tekstschrijvers. Dus mijn advies aan jou:

  • Laat je offertetekst altijd lezen door een collega.
  • Lees je offertetekst eens van achteren naar voren.
  • Huur een tekstschrijver in om écht het verschil te maken.

Met welke tip(s) ga jij aan de slag? Laat hieronder een reactie achter.

Jouw offertetekst verbeteren?
Hoe fijn zou het zijn als je binnen 1 dag een goede basisofferte op de plank hebt liggen? Een offerte die samen met een expert is opgesteld en waaraan geen belangrijke dingen ontbreken? Een offerte die zo onweerstaanbaar is dat je er meer opdrachten mee binnenhaalt. Klinkt dat goed? Dan is het traject Offerte Maken in 1 dag wellicht iets voor jou.