Top 10 fouten in offerte- en aanbestedingsteksten

Zo nieuwsgierig als ik ben, vraag ik regelmatig aan cursisten én inkopers welke fouten er regelmatig gemaakt worden in offertes en aanbestedingsteksten. Uiteraard noemt er altijd wel iemand een procedurefout, waardoor hij of zij uit de race lag. Zoals het te laat of niet volledig indienen en het niet voldoen aan alle eisen. Interessanter vind ik de fouten in de plannen van inschrijvers. Lees hieronder de meest genoemde fouten, zodat jij deze missers niet hoeft te maken.

Met stip op 1: niet concreet geschreven

Concreet schrijven lijkt voor veel mensen nog steeds lastig te zijn. Er lijkt een soort van kortsluiting te ontstaan tussen ons hoofd en onze vingers. Er komen zinnen uit onze vingers, die we nooit uit onze mond krijgen. We gebruiken bijvoorbeeld op papier ineens hulpwerkwoorden, zoals kunnen en worden. Deze werkwoorden geven ruimte tot interpretatie en maken je tekst al zeker niet SMART.

SMART lijkt wel de name of the game te zijn. Alleen wat verstaan we eigenlijk onder SMART? In mijn ogen gaat SMART schrijven namelijk nog wel een flinke stap verder dan concreet schrijven. Een inkoopster zei laatst tegen mij: “de A en de R (in het acroniem SMART dus) zijn steeds belangrijker.” Waarmee zij o.a. bedoelde dat je plan 100% moet passen bij de doelstellingen van de klant. En daarmee komen we meteen op de volgende misser.

#2. Het plan past niet bij de doelstellingen van de klant

Iedere klant heeft een reden waarom hij een product of dienst wil kopen. Of hij het nou inkoopt via een aanbesteding of rechtstreeks bij jou na een verkoopgesprek. Hij heeft daarbij een doel. Hij wil iets meer of minder. Of hij heeft juist een angst of een zorg. Hij is bang om bijvoorbeeld iets te verliezen of kwijt te raken.

Klinkt heel logisch toch? Maar je moet eens weten hoeveel offerteschrijvers door tijdgebrek zich vergeten te verdiepen in de doelstellingen van de klant. Laat staan dat ze de tijd namen om hun plan hierop aan te passen. Mooi bruggetje naar de volgende fout.

#3. Te weinig tijd nemen voor het schrijven

Het schrijven van een offerte kost tijd. Daar kan ik weinig aan veranderen. Behalve dan dat het natuurlijk wel helpt om goede basisteksten op de plank te hebben. Maar dan loop je wel weer het risico dat je vergeet om je plan op maat te maken voor de klant.

Tijd lijkt soms de grootste concurrent te zijn. Niets voor niets schreef ik daar al eens eerder een blog over. Die lees je hier. Als je er tijd voor hebt ;-).

#4. Te pas en te onpas offertes schrijven

Je hoeft echt niet naar iedereen die om een offerte vraagt ook een offerte te sturen. Je hoeft echt niet altijd mee te doen aan iedere aanbesteding in jouw branche. In mijn boek Experttips voor Onweerstaanbare Offertes is mijn eerste tip dan ook: Schrijf (nog) geen offerte. Maar schrijf alleen een offerte als je het gevoel hebt dat het ook echt een opdracht kan worden.

Het schrijven van een offerte kost immers tijd en energie. Schrijf alleen als de opdracht ook daadwerkelijk bij jouw bedrijf past en je de klant echt verder kunt helpen. Er moet een redelijke kans zijn dat je de opdracht daadwerkelijk krijgt. Anders kun je het schrijven van de offerte beter aan je concurrent overlaten. Steek dan liever je tijd en energie in offertes waarmee je meer kans maakt.

#5. Te veel copy-paste

Je las het al eerder. Goede basisteksten op de plank hebben kan heel zinvol zijn. Maar je moet dan wel heel voorzichtig zijn! Stel je telkens de vraag of je echt wel volledig antwoord op de vraag van deze nieuwe klant geeft. Iedere klant is immers weer anders. En heb je echt wel alle specifieke informatie van de vorige klant verwijderd? Je zult niet de eerste zijn die de naam van de vorige klant nog in de offerte laat staan.

#6. Jezelf te veel centraal zetten

Veel offerteteksten gaan vooral over jou als aanbieder. Ik snap wel dat je dat doet. Want je bent natuurlijk super trots op jouw bedrijf en je diensten. Maar wat heeft de klant eraan? Wat levert het hem op? Je mag dus echt wel wat vaker de klant centraal zetten. Bijvoorbeeld door het samenvatten van de klantvraag. Of beter gezegd: de vraag achter zijn vraag. Daarmee laat je zien dat je hem begrijpt. En begrepen worden willen we toch allemaal graag?

#7. Te veel vakjargon gebruiken

Vooral techneuten en ict’ers kunnen er wat van. Denk nou niet dat jouw klanten jouw geheime taal allemaal wel begrijpen. Ze kopen niet voor niets diensten of producten in. Ze hebben er zelf vaak minder verstand van.

”Met vreselijke vaktaal schrijf je vreselijk saai en word je vergeten.”

Ben jij sowieso wat hardnekkig in het gebruik van deftige woorden? Gebruik je graag woorden als welke, door middel van, met betrekking tot, conform afspraak en alsmede? Van die ouderwetse woorden die we in onze spreektaal nauwelijks meer gebruiken. Helaas werkt het deftige taalgebruik in offertes vaker verhullend dan verhelderend. Je lezer haakt af. Schrijf liever in verzorgde spreektaal. Alsof je de klant door de telefoon spreekt.

#8. Schrijffouten

Wist je dat zo’n 80% van de inkopers geïrriteerd raakt bij het lezen van offerteteksten met meer dan 5 schrijffouten erin? Een schrijffoutje is zo gemaakt. Ook ik heb een blinde vlek en kan mezelf weleens voor mijn kop slaan. Soms lijkt het zelfs wel op zo’n irritant repeterend stopwoordje. Zo’n foutje zit dan in je systeem en blijft maar terugkomen. Zo gooide ik ‘die’ en ‘dat’ spontaan een tijdje door elkaar.

Uiteraard gebruik ik ook nog even de spellingchecker voordat ik de offerte verstuur. Maar blijf wel zelf nadenken. Want de spellingchecker weet niet wat jij bedoelt met jouw tekst. Hij ziet dan ook geen verschil tussen een hatelijke en een hartelijke groet. (Auwh!)

”Weet je trouwens wat de meest gemaakte schrijffout is in offertes?
De afkorting van ‘belasting over de toegevoegde waarde’ is btw en dus géén BTW.
Je schrijft het dus met kleine letters.”

#9. Geen aandacht schenken aan de opmaak

Maak het jouw lezer aangenaam om je tekst te lezen. Houd de vormgeving daarom “easy on the eyes”. Oftewel toegankelijk, rustig en in harmonie. Dat doe je door tekst en beeld bijvoorbeeld strak te laten lijnen. Maar pas op met het uitvullen van tekst (van links naar rechts). Het oogt in eerste instantie wel mooi, maar het leest echt minder prettig.

Wat je ook nog kunt doen:

• Plaats vetgedrukte koptitels boven alinea’s
• Zorg voor witruimte
• Laat een alinea op haar eigen pagina (en dus niet op de volgende) eindigen
• Gebruik voor lange teksten een donker lettertype op een lichte achtergrond
• Wissel je tekst af met opsommingen (zoals hier dus).

En last but not least: durf op te vallen! Maak er een feestje van om jouw offerte te ontvangen.

#10. Geen fouten durven maken

Fouten maken we allemaal. Tenminste, dat zeggen we en vinden we meestal ook niet zo heel erg (hooguit een nachtje)… áls we er maar van leren, toch? Wat ik echter vaker zie, is dat we bang zijn om überhaupt fouten te maken. We lijken een soort glazen bol te hebben voor mislukkingen. We doen al toekomstvoorspellingen, vaak gebaseerd op ervaringen vanuit het verleden. Waardoor we die frisse, opvallende offerte nog geeneens durven te schrijven!

Vond je dit een interessant blog?

Laten we linken op LinkedIn. Daar deel ik regelmatig tips over offertes en aanbestedingen. Leuk als je dit blog daar ook deelt. Zo helpen we elkaar.