Zakendoen met de gemeente

14 mrt 2014

Categorie: Aanbesteding, Sales

Je bent ondernemer en je wilt graag zakendoen met een gemeente. Bijvoorbeeld met de gemeente in de plaats waar jouw bedrijf gevestigd is. Hoe koopt jouw gemeente in?

Afhankelijk van het aan te besteden bedrag koopt een ambtenaar zelfstandig in of hij vraagt advies bij de inkoopafdeling. Eigenlijk zoals een medewerker bij een ‘gewoon’ bedrijf. Ook speelt mee of het om een kleine eenmalige aanschaf gaat, het inhuren van een derde of het afsluiten van raamcontracten. Hieronder de drie belangrijkste tips hoe je in binnenkomt bij gemeenten.

Tip 1: kijk op de website van de gemeente

Opdrachten met een geschatte waarde boven de aanbestedingsdrempelsbesteedt de gemeente Europees aan. Voor opdrachten met een waarde onder deze Europese drempels heeft een gemeente eigen aanbestedingsregels. Stel jezelf daarom op de hoogte van het inkoop- en aanbestedingsbeleid op de website van de gemeente. Je weet dan wat je kunt verwachten. Soms plaatsen gemeenten op de website een inkoopkalender met de te verwachte aanbestedingen. Dat doen bijvoorbeeld ZaanstadDen Haag en Enschede.

Ben je zzp’er en wil je graag werken voor een gemeente? Kijk dan op de website of de gemeente een marktplaats voor inhuur heeft. Bekende marktplaatsen voor werken bij de gemeente zijn CTM SolutionFlexTender en Flex-West-Brabant.

Tip 2: maak je bedrijf kenbaar

Voor opdrachten onder de aanbestedingsdrempels vragen de gemeenten offertes bij één of bij drie tot vijf leveranciers. Dat heet een onderhandse aanbesteding. Klinkt heel spannend, maar ze vragen dus gewoon een offerte bij organisaties die ze al kennen. Maak daarom kennis met de afdeling waarvoor je wilt werken, zodat je in beeld bent bij een eventuele volgende offerteronde. Je vindt de gemeentelijke afdelingen op de website van de gemeente. Bel gewoon naar het algemene telefoonnummer en laat je doorverbinden.

Mijn ervaring is dat de afdeling inkoop je ook graag helpt met het doorverwijzen naar de juiste contactpersoon. Zij is bovendien op de hoogte wanneer de huidige raamcontracten aflopen. Handig om te weten en je acquisitie op af te stemmen! Tot slot hebben de inkopers vaak een leverancierslijst met namen van regionale ondernemers en hun producten of diensten. Zorg dat je op die lijst staat. Gemeente OosterhoutBizob (voor de regio Zuid-Oost Brabant) en Stichting Rijk (voor de regio IJmond en Kennemerland) hebben, heel handig, een online aanmeldformulier op hun website staan.

Tip 3: maak een zoekalert aan op TenderNed

Meld je onderneming aan op de website van TenderNed. Alle overheidsopdrachten vind je hier op één plek. Bovendien kun je een interesseprofiel voor een automatische e-mailalert instellen, zodat je op de hoogte blijft als er een aanbesteding gepubliceerd is.
Wil je meedoen aan een aanbesteding van de gemeente, maar je weet niet hoe?
Kijk eerst of je voldoet aan de eisen en of je een reële kans maakt op de opdracht. De gemeente zoekt immers alleen de beste leverancier. Stel zo snel mogelijk een team samen voor het beantwoorden van de aanbesteding. Een grote vis vang je nooit alleen.

En last but not least: zorg dat jouw offerte opvalt en daardoor onweerstaanbaar is voor de ambtenaren!