Antwoord op jouw vraag?

14 sep 2015

Categorie: Aanbesteding

Herken jij dat ook…dat je een vraag beantwoordt en vervolgens te horen krijgt: “Ja, maar dat bedoelde ik helemaal niet.”? Oeps, je gaf te snel antwoord, omdat je dacht dat je de vraag begreep. Of de vragensteller was niet helemaal duidelijk in zijn formulering. Dat kan natuurlijk ook.

In een persoonlijk gesprek heb je gelukkig de mogelijkheid om door te vragen wat er dan wel bedoeld wordt. Een fout antwoord – bijvoorbeeld door een verkeerde aanname – op een vraag in een aanbestedingstraject, zorgt er echter voor dat je de opdracht verliest! Vragen stellen is de oplossing.
Ik zie in de nota’s van inlichtingen geregeld dat vragen op een verkeerde manier gesteld worden, waardoor er geen duidelijk antwoord komt. Zo jammer. Wil je de kans op  een helder antwoord op jouw vraag vergroten? Alsjeblieft: jij krijgt van mij een checklist voor het stellen van vragen cadeau!

Checklist voor het stellen van vragen

  1. Wil je een toelichting of meer informatie? Stel een open vraag. Daarmee voorkom je een kort ‘ja’ of ‘nee’ antwoord, waarmee je nog geen verduidelijking krijgt. Een open vraag begint altijd met een vraagwoord. Bekende vraagwoorden zijn: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe.
  2. Wil je een korte bevestiging of vanuit tactisch oogpunt een suggestieve vraag stellen? Stel een gesloten vraag. Je vraag begint dan meestal met een werkwoord. Houd er rekening mee dat je vaak alleen een kort ‘ja’ of ‘nee’ als antwoord krijgt. Wil je een motivatie voor de ‘ja’ of de ‘nee’? Stel dan een vervolgvraag, met de vraag om het antwoord toe te lichten.
  3. Lees je vraag eens hardop om te controleren of je vraag duidelijk en concreet is.Herschrijf als ze je vraag anders kunnen interpreteren. Niet alleen deze basisschoolleerling uit Haarlem neemt een vraag soms heel letterlijk!
  4. Moet je jouw vraag echt stellen om een offerte te kunnen schrijven? Weet je het echt heel zeker? Je bent natuurlijk heel nieuwsgierig. Een goede eigenschap in sales. Vraag echter alleen naar wat je moet weten om in te kunnen schrijven. Je roept mogelijk irritatie op als je een vraag stelt die al beantwoord is in het bestek. Of waarop het antwoord pas van belang is na gunning. Mijn ervaring is dat de kwaliteit van antwoorden op belangrijke vragen achteruit gaat als er veel onnodige vragen gesteld worden.
  5. Stel je vragen anoniem. Wees je ervan bewust dat jouw concurrenten jouw vragen ook lezen. En geef je aanbod nog niet prijs. Je brengt hiermee je concurrenten anders wellicht op ideeën.
  6. Is er geen twee vragenronde gepland? Vraag ernaar! Durf je vragen trouwens gerust te stellen als die tweede vragenronde niet komt. Tot zes dagen voor inschrijfdatum moet de aanbesteder verduidelijking geven. Na inschrijving mag je geen bezwaren meer indienen als je er eerder geen vragen over stelde.
  7. En tot slot: maak het de aanbestedende dienst (en daarmee uiteindelijk ook jezelf) makkelijk. Verwijs in je vragen naar paginanummer, hoofdstuk en paragraaf. Houd de volgorde van het bestek aan. Vraag om een ontvangstbevestiging van je vragen, zodat je zeker weet dat jouw vragen op tijd ontvangen zijn.