Overtuig met dominante prestatie-informatie

14 jan 2016

Categorie: Aanbesteding

Ben jij de expert? Dan zijn inkopers op zoek naar jou! Om de expert te selecteren, gebruiken zij steeds vaker Best Value Procurement (BVP).

Dat is namelijk een inkoopmethodiek die minder eisen voorschrijft en de inschrijvende partij meer ruimte geeft voor het aandragen van oplossingen. Inschrijvers worden uitgedaagd aan te tonen dat zij de meeste waarde leveren voor de minste prijs. Dat doe je onder andere met dominante prestatie-informatie.

Wat is dat eigenlijk: dominante prestatie-informatie?

Prestatie-informatie staat voor meetgegevens over jouw prestaties. Dominant betekent dat meteen duidelijk is wat er bedoeld wordt. Informatie dus die logisch, helder én meetbaar is. Deze informatie is trouwens niet alleen handig voor BVP-trajecten. Ook in traditionele offertes heb je meer overtuigingskracht met dominante prestatie-informatie.
In een offerte voor een zuivere BVP-aanbesteding beweer je in de prestatieonderbouwing (in maximaal 2 A4) dat en waarom je in staat bent de projectdoelstellingen te realiseren. Deze bewering onderbouw je met dominante prestatie-informatie. Dat mag prestatie-informatie uit het verleden zijn. Hoe je deze prestaties behaalt, licht je in een BVP-traject pas in de concretiseringsfase toe.
Tip: geef in de planning aan wanneer je in de concretiseringsfase de werkwijze alsnog toelicht.

Cijfers: ideale prestatie-informatie

Cijfers overtuigen omdat ze controleerbaar en verifieerbaar zijn en te volgen in tijd. Je offertetekst voor een BVP-traject bestaat dus uit heel veel cijfers. En over cijfers gesproken… Laatst vertelde een BVP-expert mij dat binnen 4 minuten de score van jouw plan duidelijk moet zijn. Ontstaat er een discussie in het beoordelingsteam, die langer duurt dan 4 minuten? Dan scoor je nooit hoger dan een 6. Een extra reden dus om heel dominant te zijn met je prestatie-informatie.

Overtuig de beoordelaar met deze cijfers

Zorg dat je cijfers hebt. En daarvoor moet je prestaties meten. Maar wat meet je nu? Welke cijfers overtuigen de beoordelaar? 7 voorbeelden die je kunt meten:
1. Mate van tevredenheid: van de klant, van medewerkers, over het project.
2. Termijnen: levertijd, reactietijd, implementatietijd.
3. Omzetwaarde projecten: de hoogste, de gemiddelde, per type dienst.
4. Het aantal projecten: nieuwe, bestaande, soort.
5. Kosten: besparingen, overschrijdingen, gemiddelde.
6. Klachten: aantal, oplostijd, mate van tevredenheid na oplossing.
7. Personeel: opleidingsniveau, ziekteverzuim, verloop.
Er zijn meer voorbeelden van meetbare gegevens. Welke cijfers gebruik jij om de klant te overtuigen met meetbare prestatie informatie?

Hoe SMART-er hoe dominanter

Met deze cijfers en SMART schrijven, maak jij je plan bijzonder dominant. Lees maar.
Dus niet: 
Onze zeer ervaren projectmanager heeft vaker grote projecten geïmplementeerd met zeer hoge tevredenheid van de klant.
Beter is: 
Onze projectmanager heeft in de afgelopen 5 jaar 20 vergelijkbare projecten met een omzetwaarde van 1 miljoen euro per jaar binnen 2 maanden na gunning geïmplementeerd. Deze klanten beoordeelden de overgang gemiddeld met een 7,7.

Hongerig naar meer?

In mijn training SMART Inschrijven op Aanbestedingen leer je meer over dominante prestatie informatie.