Zo mis jij geen deadline!

14 nov 2013

Categorie: Aanbesteding

Adrenaline rush! Je hebt besloten om je in te schrijven op een aanbesteding. Je weet: dit is een project waarbij veel interne communicatie, het delen van informatie en geregel om de hoek komt kijken.

En ook het nodige concentratiewerk voor het schrijven van de winnende offerte. Je leest nog eens de belangrijkste do’s and dont’s voor succesvol inschrijven op aanbestedingen. Wanneer de inschrijving op een aanbesteding niet op tijd is, lig je eruit. Dat wil je uiteraard voorkomen.

Vijf tips van een expert

1. Zet een projectdossier op

Eerste stap is het opzetten van een bewaarplek voor alle informatie en documentatie rondom dit project. Een digitaal dossier ligt het meest voor de hand: in je e-mailprogramma en op je pc/laptop en/of in de cloud (zoals OneDrive of Dropbox). Werk je daarnaast ook graag met papier, maak dan een ordner of hangmap aan. In de e-mailmap bewaar je alle communicatie, al dan niet met bijlagen. In de mappenlijst op je pc/laptop of in de cloud komen alle bijlagen uit e-mails of bestanden die je zelf hebt aangemaakt. Let even op de benaming: klopt die met de inhoud? Aantekeningen kun je prima kwijt (en delen) in digitale kladblokken als Evernote en OneNote.

2. Maak een projectplanning

Heb je geen planningssoftware, dan kan Excel je prima van dienst zijn. Zorg ervoor dat de planning een compleet overzicht geeft van afzonderlijke acties, eventuele deelprojecten en deadlines.

3. Werk met takenlijsten

Gebruik je Inbox of je hoofd niet als to do-lijst. Zet alle losse acties uit e-mails, meetings, telefoontjes en de projectplanning in een takenlijst. Maak daarnaast een aparte lijst van alle zaken waar je op zit te wachten, zoals een levering, een antwoord, een besluit. Digitale takenlijsten werken het meest efficiënt. Ben je MS Office-gebruiker, dan is Outlook het perfecte middel. Google heeft Google Tasks, Voor Apple-gebruikers zijn er de vele apps, zoals Herinneringen (de standaard app, ook wel: Reminders), Todoist, IQTell, Wunderlist en OmniFocus.

4. Houd je agenda zuiver

Gebruik je agenda alleen voor dag- en tijdgeboden zaken: deadlines, afspraken met een ander en afspraken met jezelf. Met dat laatste bedoel ik: tijd die je blokt voor concentratiewerk, het uitvoeren van grote brokken werk of het afwerken van een bulk losse taken.

5. Blijf op orde

Werk elke week je projectdossier, takenlijsten en agenda bij. Check of de planning nog op schema is. Leeg je hoofd en leg alle acties, voornemens, ideeën, beloftes en in afwachting-items vast in je takenlijsten en agenda. Zo kun je je hoofd gebruiken waar het voor bedoeld is: over je werk denken, in plaats van aan.

Deze gastblog is van Judith Bolder, business organizer.
Judith geeft trainingen en workshops in e-mail en timemanagement en verzorgt maatwerktrajecten. Ook adviseert zij bedrijven over structuur en efficiency. Haar specialismen zijn: digitaal organiseren, de methodiek ‘Getting Things Done’ en aandachtsmanagement.