Zo overtuig je de aanbestedende partij volgens een inkoper

Het inschrijven op een aanbesteding is een complex traject. Niet voor niets schakelen veel organisaties een expert in om hun winkansen te vergroten. Maar wat zijn nu belangrijke aandachtspunten volgens de aanbestedende partij? Johan van Loenhout inkoopexpert bij de Gemeente Breda deelt zijn tips.

1. Weet voor wie je schrijft

Informeer altijd naar de samenstelling van de beoordelingscommissie. Vaak is dit een combinatie van beleidsmedewerkers en uitvoerenden.

Beleidsmedewerkers lezen je voorstel op een hoger abstractieniveau en zijn geïnteresseerd in de hoofdlijnen. Zij lezen graag wat je brengt.
Operationeel medewerkers lezen graag concreet hoe je het in de praktijk gaat doen.

Zorg dus dat jouw aanbieding het wat én het hoe beschrijft als beiden in de beoordelingscommissie zitten.

2. Beantwoord de gestelde vragen

Het lijkt een open deur, maar Johan ziet veel offertes die dit essentiële punt overslaan. Om zeker te weten dat je de vraag achter de vragen beantwoordt, lees je eerst het programma van eisen door. Met een samenvatting maak je helder wat de échte vragen zijn. “Trechteren” noemt Johan dit. Pas als de klantvraag helder is, ga je aan de slag met jouw voorstel.

3. Maak jouw inschrijving herkenbaar, persoonlijk en op maat

Ik schreef het al eerder: papagaai je klant. Johan onderschrijft dit. Neem woorden over die in de offerteaanvraag staan. Spreekt de aanbestedende dienst over cliënten, maak daar dan geen klanten of burgers van in je voorstel.

Verdiep je in de aanbestedende partij. Bezoek bijvoorbeeld de website. Vind je raakvlakken met de aanbesteding? Verweef die in je inschrijving. Daarmee maak je volgens Johan zichtbaar dat je in de aanbestedende partij geïnteresseerd bent.Vergroot herkenbaarheid ook met visuele aspecten. Denk aan logo, kleuren uit de huisstijl van de aanbestedende dienst of foto’s. Veel beoordelaars weten kleurgebruik te waarderen.

4. Voorkom aannames

Een absoluut aandachtspunt voor een “zittende partij”. Voorkom aannames en reageer op de vragen die gesteld zijn. Beschrijf je werkwijze alsof je een nieuwe leverancier bent, ook al is die bij sommige beoordelaars al bekend. Een beoordelaar die jouw werkwijze als zittende partij niet kent, beoordeelt tenslotte alleen wat hij leest. Niet wat jij denkt dat hij al zou moeten weten.

5. De winnende tip: wees stellig en overtuigend

Eigenlijk is het simpel. De aanbestedende partij heeft een behoefte. Er is tijd en overleg gestoken in het beschrijven van deze behoefte. Jouw taak is met je inschrijving te laten zien, dat je deze behoefte invult. Beschrijf stellig hoe je dat doet. Vermijd bijvoorbeeld hulpwerkwoorden die twijfel zaaien. Overtuig de aanbestedende partij dat jouw organisatie dé oplossing is.

6. Voorkom bloopers in de presentatie

Maakt een presentatie onderdeel uit van de procedure? Zorg dat de presenterende persoon de inschrijving kent. Johan maakt helaas mee dat de presentatie en het schriftelijk aanbod niet overeenkomen. Dat is funest voor je geloofwaardigheid. Een ander aandachtspunt van Johan: “Als je bent uitgenodigd voor een presentatie, dan verwachten we ook een presentatie. Dus met Powerpoint, Prezi of Keynote. Als we alleen een mondelinge toelichting verwachten, nodigen we je uit voor een verificatieoverleg.”