Win je aanbesteding met SMART schrijven

De winnende offerte schrijven, dat is een kunst op zich. Maar gelukkig een kunst die iedereen kan leren. Een geruststellende gedachte, want niets is zo ellendig als jouw ziel en zaligheid in een aanbesteding liggen, om vervolgens een afwijzing te moeten incasseren. Er staat namelijk veel op het spel. Denk aan omzet, continuïteit of groei van je organisatie en de werkgelegenheid voor jouw team. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw offerte eruit springt als hét huzarenstukje tussen alle inschrijvingen?

Je aanbesteding SMART schrijven

Om dat voor elkaar te krijgen, kruip je allereerst in de huid van de aanbestedende dienst. Wat is hun doelstelling? Wat zijn hun zorgen? Wat verwachten en eisen zij? Op basis van welke criteria beoordelen zij jouw plan van aanpak? Vervolgens schrijf je een SMART voorstel. En daarmee gaan sommigen de mist in. Om 2  redenen:

• SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Maar niet altijd! Misschien houdt de potentiële opdrachtgever er een andere definitie op na. Check dus vooraf wat ze bedoelen, zodat jouw verhaal aansluit op wat zij vragen. Anders beland je subiet op de stapel: ‘opdracht niet begrepen’.

• Een SMART voorstel laat niets te raden over. Klip en klaar staan er feiten, cijfers, aantallen en planningen in. Blijf je te vaag? Jammer, maar helaas. Onduidelijkheid is funest. Maar hoe duidelijk je ook bent, een opdrachtgever moet ook op je kunnen vertrouwen. Bewijs en onderbouw dus waarom hij of zij verzekerd is dat jij het plan waarmaakt.

Laten we eens inzoomen op de lastigste 2 van de SMART-formulering: de A en de R. Hoe maak je acceptabel en realistisch concreet?

De A van acceptabel

Bereik je met jouw aanbod de doelstelling van de opdracht? Dan presenteer jij een acceptabel plan. Wat die doelstelling is, lees je meestal al in hoofdstuk 1 van de offerteaanvraag (ook wel inschrijfleidraad of aanbestedingsdocument genoemd). Snap je niet exact wat ze bedoelen, stel dan uiteraard vragen.

Pas verder op voor 2 valkuilen. De eerste: veel organisaties zijn geneigd al hun mogelijkheden en kwaliteiten uitvoerig te benoemen. Maar luister naar de opdrachtgever: wat hebben zij nodig en wat vinden zij belangrijk? De tweede: verlies jezelf niet teveel in de missie van de aanbestedende partij. Hun missie is niet de jouwe. Jij draagt er alleen aan bij.

Een schoonmaakbedrijf ging hiermee de fout in. Zij schreef in op een aanbesteding van een scholengroep. Deze stichting had als missie: talenten van kinderen ontwikkelen. In de offerte repte het schoonmaakbedrijf vooral over het ontwikkelen van talenten van kinderen. Dat ging echter een brug te ver. Een schone school, dat was de doelstelling van de opdracht. De scholengroep ziet dat als een voorwaarde om het onderwijsconcept goed uit te rollen, maar schoonmakers hoeven zich niet rechtstreeks te bemoeien met talentontwikkeling van de kinderen. Een afwijzing volgde.  

De R van realistisch

Een realistisch plan is hetzelfde als een haalbaar plan. Maar hoe laat je zien dat het haalbaar is? Hier geldt: show, don’t tell. Je kunt roepen dat je veel ervaring hebt, het ‘in je DNA’ zit of dat je met echte vakmensen werkt, maar daar raakt niemand van onder de indruk.

Laat beoordelaars op het puntje van hun stoel zitten omdat jij je beweringen krachtig onderbouwt waarom je doet zoals je het doet. Zeg niet dat je uit ervaring weet dat het werkt, maar toon dat aan. Breng kennis en kunde in. Laat je expertise zien.

Expliciet bewijsmateriaal werkt daarbij erg goed: je hakte eerder met dit bijltje. Namelijk bij organisatie X loste je Y op en wel met de effectieve Z-aanpak. Jij weet waar je over praat. Om de woorden van Pippi maar eens te verbasteren: Ik heb het vaker gedaan, dus ik weet dat ik het kan.

Andere, soortgelijke opdrachtgevers vol lof over jou laten vertellen overtuigt ook. Om de aandacht te trekken, is het slim hen letterlijk te citeren. Het citaat moet uiteraard wel van een aansprekend persoon zijn voor de lezer van je offerte. En ook hier geldt: het moet passen bij de doelstelling van de opdracht!

“Een citaat is
een visueel rustpunt
in een lang stuk tekst”

Een offerte die leest als een trein

Nu je begrijpt hoe je de aanbesteding SMART indient, ben je er nog niet. Een opdrachtgever wil een leesbaar plan. Deze 3 schrijftips helpen jou daarbij: 

1. Schenk aandacht aan de opbouw van jouw offertetekst. De lezer zoeft door de tekst dankzij jouw logische volgorde, duidelijke alinea’s en triggerende tussenkoppen. Rust en structuur.

2. Schrijf actief. Dat leest vlotter én voorkomt misverstanden of verkeerde interpretaties. Een foefje om actief te schrijven: stel jezelf bij beschrijvingen de vraag: wie doet wat wanneer?

Niet: Er wordt binnenkort op een aanbesteding ingeschreven.
Wel: Ik schrijf vandaag in op een aanbesteding.

3.Vermijd abstracte woorden
Blijf ook op woordniveau bij de les. Laat je niet verleiden vage termen te gebruiken, wees vooral bij tijdsaanduidingen en hoeveelheden alert.

Niet: regelmatig, veel, snel
Wel: maandelijks, 80%, binnen 1 uur

Meer wintips?
Je leest ze in dit blog met 5 winstpakkers.

De rechter oordeelt

Tot slot een interessant voorbeeld over SMART schrijven, waar zelfs de rechter een oordeel over velde. Prorail vroeg in een aanbesteding een aanbod dat maximaal tegemoetkwam aan hun doelstelling én dat SMART geformuleerd moest zijn. Vervolgens beoordeelde zij het gunningscriterium ‘kwaliteit’ op basis van ‘De mate waarin de aangeboden maatregelen en prestaties bijdragen aan de doelstelling’.

Een inschrijver werd afgewezen, omdat Prorail de tekst niet SMART genoeg vond. De inschrijver was het daarmee niet eens. Een kort geding volgde. De uitkomst: de rechter oordeelde in het voordeel van Prorail; de tekst bleek inderdaad niet SMART.  Je leest hier de officiële uitspraak. Een greep uit die zogenaamde SMART-omschrijvingen:

1. 1. • “Wij zijn toonaangevend op het gebied van duurzaamheid, circulariteit en digitalisering en investeren om frontrunner te blijven.”
        Je kunt nergens uit opmaken waarom zij toonaangevend zijn en hoe dit bijdraagt aan de doelstelling van Prorail.
      • “Ons team heeft dit in het DNA en zet dit nadrukkelijk in.”
        Het is niet omschreven waaruit dit blijkt en hoe het DNA aantoonbaar bijdraagt aan de doelstellingen.
      • “We zetten uw doelen op geijkte momenten op het netvlies van betrokkenen.”
        Onduidelijk blijft hoe ze dat doen en wanneer dat geijkte moment is.

De kunst van je aanbesteding SMART schrijven leren?

Je ziet het, een aanbesteding schrijven is een kunst op zich. Maar zoals ik al zei, ook jij hebt het in je. Wil jij dat ontdekken, ervaren en leren? Schrijf je in voor de 2-daagse locatietraining Smart inschrijven op aanbestedingen. Liever niet de weg op? Ook online kun je bij mij terecht. Je leert hetzelfde, alleen dan via de digitale weg in de training Slim inschrijven op aanbestedingen.