Zo schrijf je de winnende tekst voor een aanbesteding

Eindelijk, daar is de langverwachte publicatie voor een opdracht bij een (semi-)overheidsinstelling op TenderNed. Deze prachtige opdracht is voor jou! Je wilt, nee móet, hem binnenhalen. Daarmee haal je immers je omzetdoelen of houd je een bestaande klant binnenboord. Hoe maak je van jouw inschrijving de winnende? In 5 stappen leid ik jou naar een succesvolle tekst voor een winnende inschrijving.

1. Lees en herlees de offerteaanvraag

Het begint met lezen, en nog eens lezen, en misschien wel nóg eens lezen van de offerteaanvraag. Die heet ook wel uitnodiging tot inschrijving, inschrijvingsleidraad of beschrijvend document. Je leest net zo lang tot je de complete aanvraag doorgrondt.

Voor de hand liggend? Vind ik ook! Maar hoe vaak ik hoor dat mensen deze stap overslaan omdat ze de klant al kennen (denken ze) en precies weten wat de klant wil (denken ze). Zelf vermoed ik weleens dat ze er gewoon geen zin in hebben.

Heb jij ook zo’n collega, manager of directeur? Druk hem of haar op het hart álle aanbestedingsdocumenten te lezen. Belangrijke items zijn: de eisen, de gunningscriteria, de doelstelling van de klant, de beoordelingsmethodiek en alles rondom prijs. Je kunt je (eigenwijze, luie of drukke) manager, directeur of collega helpen met een samenvatting.

2. Maak een samenvatting

Samenvatten is voor mij een tweede natuur. Natuurlijk vraagt het een tijdsinvestering, maar die verdien je later in het proces terug. Zo gebruik ik mijn samenvatting als een checklist tijdens het schrijven. En zo controleer ik of mijn teksten volledig aansluiten op de klantvraag. Tijdens het lezen, kopieer ik de belangrijke passages naar een ander document: mijn samenvatting.

Bij het samenvatten, is het slim om het doel voor ogen te houden:

• Beslissen of je überhaupt meedoet aan de aanbesteding.
• Alle zaken op een rij krijgen die van belang zijn voor de prijs.
• Alle elementen helder krijgen die van belang zijn voor de winnende tekst.

3. Stel vragen

Heb je vragen aan de aanbestedende dienst? Stel ze! Wel anoniem. In deze fase blijft je bedrijfsnaam (vooral voor je concullega’s) nog geheim. Hoe helderder je vraag, hoe helderder het antwoord dat je krijgt in de nota van inlichtingen. Je mag best wat sturend zijn in je vraagstelling. Bijvoorbeeld door een vraag als: “Is onze aanname juist dat u XXX bedoelt?” Je maakt het de aanbestedende dienst dan makkelijk om já te antwoorden. Heb je meer nodig dan een kort ja of nee, stel dan open vragen.

4. Formeer een offerteteam

Een inkoopmanager met meer dan 35 jaar ervaring vertelde me onlangs “Hoe kleiner de organisatie, hoe lager de kwaliteit van de offerte.” Dat valt te verklaren als je bedenkt dat in kleinere organisaties de directeur zelf of de salesmanager het inschrijven op aanbestedingen er vaak ‘even’ bij doet.

Zo ging dat bij mij meer dan 10 jaar geleden ook. Ik startte bij een uitzendbureau als regiomanager met de verantwoordelijkheid voor 6 vestigingen. De directeur hoorde dat ik ervaring had met tenders in mijn vorige baan. In mijn eerste maand werd een grote tender direct mijn verantwoordelijkheid (ik herinner mij het bedrag nog: 13 miljoen euro omzet per jaar). Dagen, nachten en weekenden zat ik naast mijn werk als leidinggevende te ploeteren om een offerte in te dienen. Niemand anders in de organisatie had hier ervaring mee en niemand snapte zelfs maar dat de deadlines fataal waren. Daarvan heb ik zoveel geleerd. Vooral dat het nooit alleen lukt! Je hebt echt collega’s nodig voor een winnende offerte.

Offertes winnen doe je samen

In de ideale teamsamenstelling van je offerteteam zit minimaal één eindverantwoordelijke, één eindredacteur voor de teksten, iemand met kennis van aanbestedingen, iemand met accountkennis en iemand met kennis van de gevraagde dienstverlening. Denk ook aan externe hulp als een aanbestedingsexpert of een tekstschrijver. Zij kunnen je helpen om jouw ideeën perfect op papier te zetten of jouw tekst te reviewen op volledigheid en klantgerichtheid.

5. Schrijf een onweerstaanbare offertetekst

Verdiep je voor het schrijven eerst in de klant om je verhaal te laten aansluiten op zijn doelen en wensen. En houd je aan de voorwaarden, zoals het maximum aantal pagina’s en lettertype. Natuurlijk volg je ook de volgorde van de gestelde vragen.

Start langere teksten met een inleidende tekst, waarin je de lezer ‘opwarmt’. Hierin herhaal je kort de klantbehoefte. Met dit ‘papegaaien’ laat je zien dat je de klant begrijpt. Vervolgens sluit je de inleiding af met jouw visie of jouw aanpak hierop, zodat de lezer overtuigd raakt dat jij de beloftes waarmaakt.

Steeds vaker vragen aanbestedende diensten naar een SMART geschreven plan van aanpak. Maak je aanbod duidelijk, concreet én controleerbaar. Vermijd bijvoorbeeld de hulpwerkwoorden ‘worden’ en ‘kunnen’. Deze werkwoorden geven namelijk ruimte voor interpretatie.

Last but not least, je maakt jouw offerte pas echt onweerstaanbaar met de juiste vormgeving. Binnen de kaders van de vormeisen heb jij alle vrijheid om er een offerte van te maken die een feest is om te krijgen. Een winnend feestje!

Wil je ook winnende teksten schrijven? Zoek je daarom een training die jou of jouw tenderschrijvers naar een hoger niveau tilt? In mijn 2daagse training SMART Inschrijven op Aanbestedingen leer je SMART en toch aantrekkelijk schrijven.